以计算机为例谈谈如何解决集中采购效率与效益的矛盾

中国教育装备采购网2005-01-10 10:30围观700次我要分享

     提高政府采购资金的使用效益是《中华人民共和国政府采购法》的立法宗旨之一。对政府采购机构来说,保证采购资金按预算目标使用,提高采购效率,降低采购成本,从而提高财政资金的使用效益,是一个必须加以重视和解决的问题。

一、效率与效益

1、效率与效益的概念

      效率原是物理学中的概念,一般定义为有效输出量对输入量的比值,主要涉及投入与产出的关系。政府采购的效率观比单纯物理学或经济学中的效率含义有着更为丰富的蕴涵。时间观念是分散化效率相伴生的集中化效率的不可分割的组成部分。政府采购效率赋于时间以价值含义,将时间纳入到投入与产出分析之中,要求单位时间的产出最大化。在这里,时间看作是一种人类决策及其实施活动中必须予以考虑的资源投入,在进行投入与产出分析时同样要遵循科学中的"最大和最小的原理,即以所谓最小的费用获得最大的效果"。

      效益是指对目标的实现程度。具体地说,效益就是在现有的制度安排和特定的目标设计下,单位时间内最后实际所得和实际投入之差,再与实际投入的比值。可以说,效益是在特定制度和目标约束下对效率的实现;同时,也包含了经济效益和社会效益,反映出效益比效率概念内涵上的丰富性和复杂性。

2、效率与效益的关系

     正确认识政府采购效率与政府采购资金的使用效益的关系是实现《政府采购法》立法宗旨的重要内容,效益实际是效率的延续与实现,效率是效益的基础。效率与效益紧密联系在一起,形成了更加注重效益的效率观。集中采购时间的长短是衡量政府采购效率的重要标准。

     按照《政府采购法》的规定,实行政府集中采购,必须按照法定方式和程序开展采购活动。法律实施初期,按程序进行采购会造成部分项目的采购效率不如从前的自由采购。因此,提高效率成为政府集中采购发展前景的一个决定因素。政府采购在加强规范运作的同时,如何提高政府采购的效率,同时又要考虑到采购资金的使用效益,是长宁区政府采购中心采购中面临的突出矛盾之一。

二、对集中采购效率与效益的分析

   长宁区政府采购中心自执行《政府采购法》以来,预算单位所需的货物、工程、服务类项目的采购正逐步纳入政府采购中来。本文以举例中心采用较多的公开招标方式的计算机集中采购进行探讨。

1、解决采购需求,体现规模效益

    随着“数字长宁”的发展,预算单位采购的货物中尤其是计算机、电子显示屏等IT产品的需求数量明显呈上升趋势,各单位购买次数也越来越频繁。为了解决预算单位这一需求问题,长宁区政府采购中心把各预算单位所需的计算机数量集中起来,安排每月15日采用公开招标的方式进行集中采购。这样既可以解决各单位的政府采购需求,又可以缓解采购中心在完成各单位一批又一批采购任务时的重复劳动和工作压力,同时还能体现出政府采购的规模效益。

2、计算机公开招标采购的优势与缺陷

      随着政府采购工作的开展,长宁区政府采购中心在组织了几次计算机公开招标采购后发现了新的问题。每月的定时集中采购虽然缓解了采购中心工作的压力,体现了一定的采购规模,但实际上并没有解决所有预算单位及时供货的问题。而采购中心的工作量在操作过程中也没有得到有效改善,其操作模式并没有实质性的改变。也就是说采购工作只体现了使用资金的效益,而没有真正体现出采购的效率。政府采购工作如果离开了效率,就不能完整地显示出它的实际意义。

我们以一次计算机公开招标工作流程来作一下分析。(见表一)

表一:      计算机公开招标采购操作流程所需时间表

序号         操作流程                               所需时间

1         收到采购需求表  准备采购公告        1天

2           发布采购公告                             7天

3         与预算单位核对配置

4         做招标文件

5          领招标文件                                 1天

6          供应商做投标文件

           (中心组织澄清、答疑)                      20天

7         开标、专家评审、询标                     2天

8    定中标单位、发供应商中标通知              1天

总共所需时间                                            32天


    由表一看来,某单位购买一批电脑至少需要32天的时间完成货物的选择,等签完合同,货到验收完毕后至投入使用,排除其它因素,整个采购流程的完成至少需要35天时间。在工作安排上,采购中心每月要投入2至3人来完成计算机的政府采购。

公开招标采购的优势:公开招标采购方式对数量大且规格型号相对集中的货物是有采购效率与效益的。

1、有利于货物的分包。如教育局下属的几所学校在同一时间采购大批电脑时,有的学校在购买同一种规格的电脑上数量就达到100台以上,这样中心把各所学校所需的电脑规格在同一个招标采购项目中以学校为单位分成几个分包项,向供应商进行公开招标。

2、有利于供应商报价。供应商对如此量大且规格型号单一的

分包项目颇有兴趣,在货物的报价时也具有优势。据本人在采购时了解,某供应商在厂家那里拿到的价格折扣一般分为50台以下、50—100台之间,100台以上、200台以上不等。

3、有利于专家评标。专家在针对已分包的计算机需求评标时能提高效率,同时也保证了评标的质量,充分发挥了专家在定标中起到的作用。

公开招标采购的缺陷:公开招标采购方式不适合采购临时急需的、采购量少的、且采购货物品种繁多的项目。

1、不利于预算单位及时使用。有以下几种情况:⑴如遇到有单位临时急需使用时,集中采购无法保证。⑵如有不少预算单位只采购1、2台计算机,把他们都并入公开招标采购以后,那么这1、2台计算机的采购周期也必须至少35天。

2、不利于货物分包。由于各系统的预算单位使用的计算机配置

各不相同,预算金额也有差别,所以计算机的档次、规格都不尽相同。如教育系统和行政事业单位使用的计算机规格型号就有区别,教育系统采购的计算机主要用于教学,行政事业单位主要用于办公,编制项目招标文件时无法将以上二种机型捆在一个包。有不少行政事业单位购买数量只有1至2台,而且就是行政事业单位之间购买的计算机档次也不一样,最后只能单独打包。这些数量较少的分包项就难以形成规模。

3、不利于所有预算单位采购需求得到保证。供应商投报的品牌型号主要针对数量大的分包,而对分包数量较少的项目不太重视。预算单位都对各自已使用品牌的质量、性价比和售后服务有比较全面和客观的了解和评价,对品牌也有偏好。因此在评标中难以定夺,有时对中标结果也不是最满意。

4、不利于专家评标。一次定时集中采购项目最多时有近20个预算单位,将每个单位需求进行分包至少也要十几项。专家在评标时耗时长,效率不高。

三、解决办法

鉴于以上采购效果,为体现“以人为本”的服务精神,本人认为计算机集中采购采用一刀切的做法不合理,建议采用多样化组合方式进行集中采购,做到既能提高采购效率,又能体现采购效益,将采购人员从烦琐、机械的低层次重复劳动中解放出来,以便腾出时间和精力做好其他工作。本文借鉴了其他采购中心的一些做法,以计算机为例提议采用公开招标――分批供货方式。

1、加强政府采购计划

在经过多次采购的经验基础上,总结采购的计算机规格,将预算单位所需计算机列为几种规格、档次,将计算机按各系统单位不同的使用需求及该商品的市场销售情况进行归类、筛选,分高、中、低三个档次设定配置型号,以供预算单位采购时选择。预算单位于年中和年底填写两次需求表,并可以在规定时间内进行调整。

2、加强网络功能

开发商品信息库。各部门从网上直接选择政府集中采购目录中各类货物的基本技术指标和配置。如各预算单位可直接从网上选取适合本单位使用的计算机型号,这样既省去了预算单位到市场上去了解的时间和精力,避免了和供应商的事先接触,同时也省去了采购中心与预算单位反复核对需求配置,提高了工作效率。

3、公开招标――分批供货采购小批量、多规格计算机

该采购方式是本文借鉴了协议供货采购方式设想的一种新的采购方式。具体设想为,采购中心每三个月统计一次采购数量,组织一次公开招标。按规格分包,每种规格分1-49台和50-100台(101台以上,另行组织采购)两个数量档次,二者为估计购买数量。每一规格可以有几家不同品牌的投标供应商中标,供货期为三个月。一般情况下,投标供应商根据采购中心提供参考的采购数量,报出两个数量档次的价格,对后一数量档次的投标价格会略低于前一数量档次的价格。其优势为:

⑴增强采购计划。可以鼓励和引导预算单位集中批量采购,预算单位提早填写需求表享受的打包优惠就会有所不同。

⑵供应商报价和供货准确性更强。采购中心提供的购买参考数据,相对提高了供应商报价的准确性,可以避免其在今后的成交过程中由于成交的数量因素调整价格。计算机数量的确定及配置的统一,加快了生产,方便了今后的维护和保修。供应商还可以根据采购中心的要求,对主流规格产品备有一定的现货。

⑶提高采购效率与效益。将每月的集中采购改为每季度采购一次,缩短了小批量计算机的采购周期,大大降低采购人员的工作强度。采购中心安排1名采购人员每季度跟踪各单位的采购执行情况。并且最大限度地体现了集中采购的规模优势,将采购的小批量、多规格计算机化零为整。

  

                    长宁区政府采购中心  王 霞 

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