政府采购中心如何提高采购效率?

中国教育装备采购网2005-09-27 09:36围观1840次我要分享

总结许多集中采购机构的做法,政府采购中心提高政府采购效率,应着重采取以下四项措施。

  一、缩短工作时间,从具体采购环节的操作上提高政府采购效率。这是提高政府采购效率的直接手段,能起到立竿见影的效果。主要从四个环节的操作上缩短工作时间,一是在政府采购预算汇总这个环节上缩短工作时间,将原来汇总需要一个月时间完成的,通过采用计算机或先进软件缩短为20天或半个月;二是在政府采购供应商资格审查这个环节上缩短工作时间。

  其方法有三:①改变审查方法,将原来每搞一次招标采购进行一次资格审查的方法,改为一年一次集中审查的方法,从而节约每进行一次采购所花费的审查时间;

  ②利用资源共享,节约对供应商的资格审查时间,一般可以利用政府采购信息指定刊载媒体,上一级政府采购中心或周边地区政府采购中心建立的政府采购供应商信息资料库,凡能查询到的,就不要再重复进行审核,从而节省资格审查时间;

  ③亦可建立政府采购供应商日常申报制度,这样可以利用平时的时间对申报的供应商进行资格审查,不必要专门花费时间或者等到其参加招标时再审核。

  三是在采购文件制作这个环节上缩短其时间。主要在招标文件或竞争性谈判文件的制作上,可以通过培养专门人才或聘请专家制作,或者由具备这方面较好专业技能的几个同志一起组合操作,从而可以大大节省制作招标文件、竞争性谈判文件等采购文件的制作时间。四是在评标这个环节上,也可以采取措施缩短评标时间,来提高政府采购效率。其措施:一方面要选择恰当的评标方法,实践证明运用恰当的评标方法能事半功倍,反之方法不恰当,则事倍功半,既浪费时间又不能保证采购质量;另一方面要为评标做好充分准备,包括场所、电子计算机、办公用品都准备好,避免缺这少那,影响评标效率。

  二、优化内部组织结构,从健全高效的内部工作机制上提高政府采购效率。

  一是理顺内部机构,改“小而全”的内部机构设置格局为“一条龙”服务于项目采购的内部机构设置格局,有效地缩短“一次采购”在内部周转的时间。就是改变一些政府采购中心在内部机构设置上比较细的现状,如有的政府采购中心设置了业务接待室、询价采购科、招标采购科、定点采购科、办公室、采购质量监督科等等,这样,一项采购业务由业务接待室承接后,交给办公室,办公室汇总后再交给主任,主任再分配给相关业务科室,不仅手续烦,而且浪费时间,应将内部机构直接设置为业务一部、业务二部、办公室、主任室就行了,由业务科室直接接纳采购业务,减少周转时间。

  二是明确内部机构职能,避免职能不清,相互扯皮,影响政府采购效率。不仅要通过定员定岗的形式,明确各内设机构的工作职能、范围,而且还要通过岗位责任制的形式,明确各个业务人员的具体工作范围、职责,只有这样,才能有效避免相互依赖,相互推诿,真正促进提高采购效率。

  三是健全内部工作制度,以制度建设推动政府采购效率的提高。主要建立健全业务接待制度、经济责任制度、内部工作程序、工作规则、质量控制制度、考核制度、档案管理制度、监督检查制度等八项制度,并且所定的制度要尽可能量化、细化,该有时间限制的要明确具体的时间限制,否则,就不能通过制度约束来促进采购效率的提高。

  三、加强业务培训,从增强从业人员业务技能上提高政府采购效率。现实中,有的政府采购中心三至五天就能组织一次采购活动,而有的政府采购中心十天或者半个月都准备不了一次采购活动,其主要原因之一就是从业人员业务素质不高,业务技能不熟练,因此加强对从业人员的业务培训很有必要。首先,要开展正常的业务培训,也就是要定期组织业务培训,要将各项技能培训安排成若干个培训周期,然后一期一期地组织,只有这样,才能切实提高从业人员的业务技能;其次,要以开展“创一流业绩,争技能第一”的活动为载体,推动业务技能学习,然后再通过开展多种项目的业务技能竞赛,如开展招标书制作竞赛,来促进政府采购中心的从业人员能自觉积极参加业务技能培训;再次,建立进修制度,将政府采购中心内部的从业人员分期分批地送到高等学府或上一级政府采购中心或先进的政府采购中心去进修培训,这样几年下来,这个政府采购中心的业务技能和政府采购效率就会明显地提高;第四,要以注重培训质量贯穿整个政府采购中心培训工作的自始至终。只有这样,才能通过培训不断提高从业人员的业务素质,不断提高政府采购效率。

  四、推行新的采购手段,从采购方式上提高政府采购效率。国内外政府采购的实践证明,集中采购机构推行先进的采购方式可以显著地提高政府采购效率。例如,当今国内外流行的协议供货采购方式,可从三个方面提高政府采购效率。首先是减少重复招标,减少了许多单位的多次采购时间,多次询价采购,最大限度地压缩了采购环节,从而缩短了若干单位的采购时间;其次,降低政府采购成本,极大地提高了政府采购的规模效率,实行协议供货采购方式后,政府采购中心,不必再多次对供应商进行资格审核,多次费神地制订招标书,多次组织招标活动;再次,采用“协议供货”方式,可一次签订合同,实行长期供货,从而在很大程度上满足了广大采购人所购物品的多样性和及时性要求。再如,推行电子采购方式,不仅能减少30%的采购成本,而且能极大地缩短采购时间,所以政府采购中心要在短期内提高政府采购效率,必须大力推行“协议供货”、“电子采购”这些先进的政府采购方式。(作者:易佩富)
来源:eNet硅谷动力

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