招标文件澄清或修改要把握“必要性”和“适时性”

中国教育装备采购网2005-10-27 09:49围观1203次我要分享

张栋天

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第二十七条规定,招标采购单位对已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的,应当在招标文件要求提交投标文件截止时间十五日前,在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告,并以书面形式通知所有招标文件收受人。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。
  
一、澄清或修改不规范的主要表现
  
对招标文件进行澄清和修改是招标采购工作中经常遇到的问题,实际操作多与部长令规定不符,集中表现为四个不符
  
是时间不符要求。有的招标文件规定的澄清修改时间过于提前,以至于在规定的时间内无澄清或修改,待后来需要澄清或修改时又过了规定的时间而无法调整;有的招标文件规定的澄清修改时间过于滞后,如:某招标文件作出如下描述招标方如需对招标文件作出澄清或修改的,应在投标文件递交截止日前一天,常使招标方手忙脚乱。
  
二是内容不符要求。有的招标采购单位事无巨细,大到采购标的物的调整,小到投标文件的字体,凡需调整的一律采用澄清或修改的方式处理;有的招标采购单位对一些枝节性的内容通过正式方式进行澄清或修改,但对诸如合同主要条款等实质性内容的变动反倒不讲究,甚至不予理会;还有的招标采购单位认为招标文件只要一旦发售应不能再变动,即使错了,也将错就错。
  
三是方式不符要求。规范的做法应是一面发布更正公告,一面以书面形式通知收受招标文件的供应商,实际工作中有的做法缺乏严谨性,以口头或电话告知居多,还有不通知所有招标文件收受人,而有选择地通知供应商,另外在指定媒体上发布更正公告的也较少。还有一种观点认为标书若出售结束,那么变更时只要买了标书的供应商都同意就没问题了,无须采用什么方式。
  
四是用途不符要求。有的招标采购单位对招标文件的澄清或或修改部分重视不够,认为更正文件和原招标文件不具备同等法律效力,只是一个临时性的通知罢了,因而不作为招标文件的组成部分归档,用后随便一扔,变成废纸一团。
  
二、时间和内容是澄清或修改要解决的两个首要问题
  
(一)从时间上分析,十五天令招标方两难
采购实践表明,对招标文件进行澄清或修改多是应供应商的质疑而作出的,属于被动纠错,供应商在买回招标文件经仔细研究后发现有不合理的地方,向招标采购单位提出质疑,招标采购单位在答复质疑时发现有必要对招标文件澄清或修改并通知所有招标文件收受人,结果很难满足十五日前的要求。如果硬要满足十五日前的要求,可能要缩短招标文件发售时间,又会导致另一个问题,因时间仓促致供应商响应数量不足,无法形成充分竞争,不利于采购任务完成和采购目标实现。
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、时间过早存在的问题。招标文件制作中的问题来不及发现和纠正,购买招标文件的供应商数量尚少,质疑相应地也少,招标文件可能存在很多需要澄清或修改的内容但由于时间关系而得不到彻底暴露,将存在着大量潜在的甚至是严重的问题。
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、时间过迟存在的问题。为供应商与招标采购单位相互串通、违规操作提供了空间,招标采购单位有充分的时间应个别或少数供应商的要求对原本并不需澄清或修改的内容却作出调整,借以误导其它供应商或实行差别待遇,以达成保护某一或少数供应商的利益,形成不平等竞争。时间滞后也使招标采购工作显得很被动。
  
(二)从内容上分析,必要性让招标方费解部长令并未对哪些属于必要的内容作具体规定,因此实务操作人员往往很难准确界定,招标文件的每一个部分、每一句话、每一个词语都应十分考究,用错之毫厘,谬之千里形容恰如其分,对招标文件进行澄清或修改应是招标采购单位的家常便饭,但是怎样做到必要性却令招标方难以正确把握,以致于常走极端。
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、事无巨细带来的问题。尽管这种做法可以使招标文件做得近乎完美,但是却牵扯了招标采购单位和供应商的很多精力,因而缺乏可操作性,招标投标双方极可能将时间花费在澄清或或修改上,而对评标组织、技术方案编写等其它更为关键的工作研究不够。
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蒙头过存在的问题。这是一种不负责任的行为,是严重的不作为,对该澄清或修改的内容却视而不见,该更正不更正,将使投标供应商无所适从,以讹传讹,将使采购人的采购需求得不到很好地实现,将使正常的招标采购秩序得不到很好地维护,同时也直接影响招标采购单位的声誉和生存发展。
  
三、澄清或修改要把握必要性、适时性、公开性、规范性
  
(一)做好澄清或修改的基本前提
  
第一,提高招标文件制作规范化水准。
招标采购单位要力求准确描述采购需求、质量标准、售后服务、合同主要条款等对潜在投标供应商的投标行为可能产生实质性影响的内容,尽量从源头上减少澄清或修改。
  
第二,明确规定供应商对招标文件的质疑和问询时间。对已收受招标文件的供应商提出质疑的时间在招标文件中要明确规定,尽量提前,既要有足够的时间让供应商来发现问题,也要避免无休止的无谓纠缠,对个别问题个别答复,对共性问题要向全体收受招标文件的供应商作出澄清或修改。
  
第三,对法规条款的修改建议。法律规定自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于二十日招标采购单位对已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的,应当在招标文件要求提交投标文件截止时间十五日前。意即招标采购单位如需对招标文件作出澄清或修改,必须在招标文件发出之日起五日内作出,时间过于短暂,建议修改为澄清或修改的时间可延长至投标截止时间八至十日前,尽量让更多的供应商响应。
  
(二)如何把握好四性
  
第一,必要性。澄清或修改的内容应是对投标人的投标行为有实质性影响的部分,如不及时作出澄清或或修改可能影响公正采购、可能产生误导、可能直接影响投标人中标与否,主要包括资格条件、标的物、质量要求、售后服务、付款方式等合同主要条款等,而对投标文件的用纸、字体等枝节性问题则没有必要作出变更。招标采购单位对哪些属于必要性的内容应作出较准确地界定,不能搞模糊操作
  
第二,适时性。澄清或修改的时间必须严格依照政府采购招投标管理办法的规定执行,既不要提早以草草收兵,要让出一定的时间便于招投标双方发现招标文件存在的问题并及时更正,也不要滞后以无谓等待,截止时间到了就要立即打住,过时不候,无须瞻前顾后。招标文件的内容需要更正的应及时地更正,让供应商有足够的时间寻求相应的对策。
  
第三,公开性。对招标文件进行澄清或修改必须坚持公开操作,相关更正信息应首先及时地在中国财经报、中国政府采购网等财政部指定的信息发布媒体上发布,不但让已收受招标文件的供应商知晓,而且要让更多的潜在投标供应商知晓,还要让其它关联方知晓,决不能作为秘不外宣的信息仅透露给有限范围内的供应商。
  
第四,规范性。澄清或修改行为是否规范往往直接影响整个招标活动规范与否,招标采购单位务必在思想上引起高度重视,一切依规范程序操作,该公开的不能有所保留,该采用书面形式的决不能用口头形式,该归档的决不能随意散失。尤要注意的是,是否需要作出正式的澄清或修改应以法律法规的规定为准,即使是已收受招标文件的全部供应商无需作出正式更正,澄清或修改的程序也绝不能省略。

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