怎样做好政府采购项目负责人

中国教育装备采购网2005-11-18 10:06围观2163次我要分享

  项目采购是整个政府采购过程中最重要的阶段,它对政府采购效率、政府采购质量、与采购人、供应商的关系、内部人员素质的提高都有直接的影响。影响项目采购的环境主要外部和内部两个方面。外部的指政府采购项目的市场供需状况、供应商的竞争力、采购人的态度以及其他部门配合程度等等。内部环境是指集中采购机构的管理体制、采购方式、项目负责人和经办人的工作经验、工作能力、公关能力、专业水平等。政府采购环境这两种环境互相交叉、互相影响的结果。

  这两种环境中最主要的环境要素是采购项目负责人,它是两种环境的联系纽带,同时也是项目采购的主要组织者和实施者。对于项目采购来说,外部环境是不可控的,因此,项目采购质量高低的决定性因素就是项目负责人。

  项目负责人除必须具备上述的素质外,还必须具备如下品质:谦逊。对自己下属的错误和失误及采购人行为不当的地方要以理服人,耐心指导。勤奋。在协调好一些行政事务后,要尽可能多做一些业务工作,特别是要参与评标或谈判等一些较难的环节。仁爱。政府采购的工作量大、要求高、专业性强、情况复杂,因此,对下属身心健康的关怀就显得特别重要。

  为了达到采购目标,项目负责人在进行工作时应该遵循以下步骤:

  1、沟通交流。在项目采购前,做好与采购人的沟通交流,可以收到事半功倍的效果。做好沟通交通,就要了解采购人的采购目的和用意,明确采购项目的名称、品种、数量、型号、服务项目要求、付款方式、采购预算、资金来源和委托事项,商定采购项目的时间、采购方式、评标办法,确定标底,约定双方权利义务。对采购人提出的指定品牌采购等违反《政府采购法》规定的无理要求,要给予耐心的解释宣传。有些简单的项目可以由项目负责人单独实施。但无论如何,交流的结果应通过不同的方式传达给下属。复杂或大型项目最好是召开项目小组会议,让每一位参加采购的人员都对采购人的委托情况有一个完整的印象。

  在接受委托之后,根据实际工作量情况落实到每一位采购人员,并拟订初步的采购方案。方案根据实际情况可详可简,形式不一,但项目负责人必须将这一贯彻自己思路的文件不拘形式、不拘时间和方式地传达给下属。

  与此同时,项目负责人应和采购人协调,请采购人提供必要的资料和专家人员。项目负责人最好是以自己的名义向采购人出具附有时间的往来函,以要求他们配合采购,并在采购过程中不失时机地利用它。

  2、收集信息。通过电话、传真、网络以及其他渠道尽可能多地获得产品和供应商的资料,如同价位的不同型号的产品或不同档次的产品功能信息,以能够向采购人提出建设性的意见;供应商的概况、运营情况、生产的产品种类、产品的市场占有率、信誉反馈以及是否有不良记录等,以便于将一些不合格的供应商档在政府采购市场之外。然后根据经验和相关行业的情况对项目采购的风险作出初步的判断,确定采购方式、评标办法、标底等采购事项。   

    3、采购阶段。这是一个不断发现问题,容易与采购人、供应商发生冲突的阶段,因此,项目负责人的主要责任是协调关系,快速解决问题。以下几点是项目负责人应该切记的:

  1)尽快获取所需的法律性资料。这是规范采购程序、正确编制招标文件的关键,特别是对一些复杂的项目和专业性项目更为重要。

  2)不要过早地确定设备型号、服务和工程档次。利用收集的产品信息和供应商资料进行科学分析、测算,如果项目过大、过于专业或存在其他重要情况,可以聘请实践性项目专家进行可行性分析研究,为确定合适的采购预算提供可靠的建议,做到采购项目适当超前,避免资源浪费。

  3)与采购人员保持经常的联系。对他们遇到的难点问题,要尽快地给予指导和答复。有的采购人员不能够灵活地运用各种渠道获得所需资料或不能正确编制招标文件,项目负责人在此时要给予充分的鼓励,甚至亲自操作。

  4)参与采购过程的部分环节。项目负责人的工作对下属来说有一定的示范作用,工作认真与否,招标方式的依法确定、评标方法的准确选用,谈判的方式技巧等都会是无言的榜样。

  5)审核招标文件。招标采购阶段由项目负责人审核招标文件是很有必要的。这可以促使问题在编制招标文件阶段就得以基本解决,即使解决不了的也能做到心中有数,避免在评标阶段处于被动的局面。

  6)关注整个采购过程。政府采购的过程是由多个环组成,有一定的连贯性、整体性,千万不要仅仅为一个环节而忽视了对总体的把握。

  7)树立良好的形象。知识结构全面、工作认真谨慎、吃苦耐劳、服饰整洁、纪律严明、依法办事、廉洁自律、尊重他人,所有这些都会给项目小组乃至所在的集中采购机构创造声誉,也会给工作带来方便。

  8)发展同采购人、供应商的关系。高效高质量的服务本身就是良好关系的基础,反过来又有利于提高效率和质量。政府采购事业的进步依靠的是采购人的买方市场和供应商的卖方市场的协调发展。

  当然,项目采购不仅仅是项目负责人的工作,它需要集中采购机构所有有关负责人、项目小组全体人员、采购人和财政、纪检、技术监督、物价、工商等行政部门的密切配合,只有这样,才能保证政府采购工作的高效率、高质量。(作者:徐瑛 )
来源:eNet硅谷动力

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