预防企业节后综合症的良药

中国教育装备采购网2013-02-21 11:48围观1763次我要分享

  春节的长假中,人们从平日繁忙的生活工作节奏中解脱出来,舒舒服服的过了一段时间的“好日子”,购物、出游、娱乐、聚餐、会友,不亦乐乎!随着长假的结束,人们又纷纷投入到反差极大的工作中。突然的生活状态和情绪的改变,使白领们纷纷患上了传说中的“节后综合症”。


 

  回到工作岗位,往往迟迟不能进入工作状态,有的人甚至想不起来之前的文件放在了哪里,忘记了之前的工作进行到了什么环节,不知从何做起。这个时候企业整体工作效率进入低迷期,平均效率降低50%以上,很多企业需要很长一段时间才能恢复正常状态。这种现象其实也是企业“假期综合症的表现”。

  节后综合症其实非常常见,它是影响企业效率的一个重要因素。企业要想稳步发展必须要采取措施减轻节后综合症带来的负面影响。这时,装备文档管理软件的企业就有了明显的优势。笔者对企业假期综合症的四大症状进行了分析,便于企业寻找到最佳的解决方案。

  症状一:文件查找困难

  病症:由于人们在长假中精神状态很放松,主要精力都放在了娱乐上,回到工作岗位,久久不能进入工作状态,很多人甚至忘记了之前的稿件存放在哪个目录下了,也记不清具体的名称,还要花费大量的时间查找搜集。

  致得(www.zhidesoft.com)专家方案:可借助文档管理系统,只要输入文件中的关键字、词、句或创建人、文件类型等就可以快速找到所需文件,保证了工作效率。树形的目录结构,使文件存储井井有条,结构清晰,排列有序,减轻员工的烦躁情绪。

  症状二:审批周期长

  病症:节后开展工作没有头绪,工作不知从何做起,假期中需要审阅的文件大量积压,文件周转效率慢,人们还没有调整好状态,审批的效率极为低下。

  致得专家方案:建立流程管理机制,需要审核的文件会自动呈现在系统桌面,并有及时消息与邮件提醒,需要审批的文件第一时间呈现在面前,让人找事儿变为事儿找人,积压的文件可以快速流通,保证节前节后文件流转速度一致,使工作开展有条不紊。

  症状三:文件混淆

  病症:时间长了,当时的编写者记不清当时的思路是什么,面对工作无从下手。开展工作时发现文件版本多样,员工忘记文件了最新版本,错用旧版文件,导致工作失误,给企业带来重大损失。

  致得专家方案:可通过修订版管理功能,让文件时刻保持最新版本,杜绝版本混淆的情况,系统保留之前修改过的版本,可通过查阅修改记录以便于找回之前的工作思路,便于对节后的工作做出明确的安排和计划,有利于快速投入开展工作。如需要之前版本内容,还可以进行版本的回退,保证资料安全。

  症状四:信息获取困难

  病症:在假期中有重要事务需要办理,员工不能及时获取相关资料,延误工作。

  致得专家方案:文档管理系统采用B/S架构,无论身处何地,只要可以上网便可以轻松获得办公资料,在路途中或异地,都可以随时登陆获取相关的资料,使办公地点不局限于固定地点。

  “节后综合症”是人们的常见病症,企业应当提早预防企业的“假期综合症”,用文档管理系统帮助企业从疲倦中快速苏醒,保证企业的运营效率,在后续工作中有个良好的开始。

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