中国人民大学:从“数字迎新”到“新人入校”

中国教育装备采购网2015-09-08 16:27围观676次我要分享

  在IT技术迅猛发展的今天,“数字迎新”对全国各地高校已经不再陌生。据不完全统计,80%以上的985、211高校都会面向新生开放专门的迎新网站,不仅通过校园导航和介绍让新生快速熟悉学校,更可以让新生在线完成入校所需的各项手续。部分学校还在通知书中嵌入电子芯片,在提高通知书本身的加密防伪以外,更把通知书直接转换成了一个可识别的物理介质,通过特定设备读取并记录。在新生入校报到的当天,迎新网站还可以统计并显示新生报到的实时进展,让学校管理者精确掌握每一个学生的入校动态。可以说“数字迎新”这样一种充分借助信息技术的形式,既给新生带来了极大的便利,也为学校的数字化管理开启了良好的局面,促进了多部门的协作和联动,是学校信息化建设较为直观的红利。

  迎新现存问题

  当然,尽管各个高校的“数字迎新”各有特色,每年也都有新的改善和突破,但普遍还存在以下一些问题。

  仅为迎新而数字迎新

  很多学校仅仅是为了解决迎新工作的复杂和繁琐而设立了单独的“数字迎新”网站或系统,其主要定位和功能局限于新生的“入学指南”以及迎新当天的人员签到。一旦迎新工作告一段落,网站和系统就进入了休眠和停止状态,迎新系统的数据需要再次被清洗或者导出后才能用于学校的其他系统(比如教务系统或者后勤管理系统),这样就等于和新生入校后的后续服务产生了缝隙,将学生信息的生命周期管理进行了不必要的分割。

  主要面向全日制学生

  大多数高校都把“数字迎新”的对象设定为全日制学生,因为全日制学生是高校管理对象的主要组成部分,学校会设定一个统一的报到日,集中处理这批人员的报到工作,对于批量的、重复的事项,IT技术向来都有非常立竿见影的解决效果。但实际上,少量的、零散的入校迎新工作往往会被忽视,而恰恰又是IT技术需要去关心和解决的难点。比如新教职工、留学生以及更多学校管理角落中的人群,哪怕只有几个人的访问学者或者临时人员,他们的入校也同样面临着繁杂的手续,而这些人员的管理需求及流程各不相同,如果要在“数字迎新”中专门为这些类型的人员都设定特例,开发和管理成本都会飙升,造成1>100的问题。如何能够构建一套适用所有新人入校的统一系统,可以广泛适用于各类新入校的人群,也是近年来很多学校努力研究的新课题。

  时间受限于学号编制

  不管是“数字迎新”系统,还是“智慧校园”平台,一般都要使用学工号作为用户的登录账号。而从完成录取到编制学工号,中间还有比较长的时间。在此期间,所有依赖用户账号才能开展的工作如分班、分宿舍都无法进行。因为没有学号,就无法创建用户账号。因此,学号成了所有部门“翘首以盼”的焦点,千呼万唤始出来。而后期因为少量学生更改学号,产生的问题和工作量更是不可预测。

  以用户为中心构建“微人大”

  中国人民大学在多年的“数字迎新”工作中,逐渐认识了迎新工作普遍规律和特征,也归纳和总结了以往设计的不足,通过更新迭代,搭建了更加科学合理的运行体系。通过“以用户为中心”的理念重新审视整个产品体系,首先要颠覆的是管理者思维,而“迎”就是典型的从管理者视角出发的设定。

  从用户角度来看,这项工作更应定位为用户参与创建一个属于自己的账户的过程,完成用户对自己数字身份的认知映射。因此这个数字身份应该不受制于学工号、专业和院系等信息,除了全日制学生,也应适用于入校的所有“新人”。为了能将这数字身份和其他可能变化信息松耦合,我们开始设计并运用UID和激活码两大概念。

  构建更高一级的UID体系

  在中国人民大学的下一台校园综合平台“微人大”的架构中,将用户中心作为一个独立的模块进行设计。用户账号的主键不再使用学工号,而是采用更高一级的UID,一个自然人只有一个唯一的UID,但可以分配多个不同的学工号,同时支持绑定邮箱、手机号、微信号、QQ号等多种通讯信息。因此不管学工号什么时候编制完成,只要UID被创建,用户账号就已经生成了。

  一个人在不同阶段拥有多个学工号的情况在高校其实十分常见,比如本科生在本校读研,或者在校生毕业留校工作。如果使用学工号作为主键,最后的结果是用户获得了多个彼此独立的账户,难以保持数字身份的唯一性。

  学号中一般都会含有学生的院系、专业信息,但是难以像邮箱和手机号那样,可以直接作为联系用户的方式,随着移动互联网的发展,微信等应用更加成为用户高度依赖的通讯工具。如果我们能在用户创建账户的过程中,同时获取他们联系方式,那么在后续的各项工作中,就能更快、更直接地与用户产生联系和互动。允许用户通过邮箱和手机号登录系统,甚至直接通过微信的“扫一扫”功能登录系统,对于用户来说也是非常方便的选择。而这一切,都需要构建更高一级UID体系。

  通过激活码,完成用户身份与UID的对接

  激活码是用户中心的精髓。因为当UID和学工号、角色等信息松耦合后,用户中心就可以兼容全校所有不同类型的用户,并且可以灵活地调整和修改这些信息而确保业务不受影响。但同时也意味着,我们很难只凭UID就能分辨这个人到底是什么身份。此外由于用户账号都是预先批量生成的,我们还要了解账号后续的活动状况,也就是到底有没有人真正在使用这个账号。这里,激活码就变成了一个非常重要的媒介。

  学校对于不同类型的用户都有不同的对口管理部门,把激活码发放给这些部门或者直接由他们通过我们提供的工具生成激活码,这样就可以反溯激活码的来源并借此给用户赋予角色。比如本科招生办公室在发放通知书时,同时会在通知书上张贴激活码。当一个用户持一个由本科生招办发放的激活码对他的账户进行激活操作时,我们就能够判定他的身份为本科生。同样如果一个用户持一个由人事处发放的激活码,我们就能够判定他当前的身份为教职工,哪怕系统中曾经存在他学生时期的使用记录,两者也不会冲突。

  同时,通过激活操作,我们完成了对账户活动性的检测。未激活的账户被视为无效账户,而一旦账户被用户主动激活,接下来用户就可以选择登录方式(手机、邮箱还是其他),设置登录密码。这使得用户的参与度和自由度大大提高,用户不再使用一个固定的初始账号和初始密码来登录系统,而是用一种自己最喜欢和习惯的方式,自主地设定更安全的密码进行登录。

  激活码的形式和位数比较灵活,但必须满足以下几个必要条件:1.不可猜解,因此要通过一定的加密算法生成。人民大学目前使用十六位十六进制数随机混排;2.支持唯一对应和自由对应两种模式,可以同时满足不同部门对于角色的管理特征(严格或灵活)。

  通过实际运用,我们还对激活码的生成规则进行了一定的改良,比如去除了数字“0”和“1”,这两个数字容易被用户误看做是字母“O”和小写“l”(L)和大写的“I”(i),尽管目前使用的十六进制数其实不会出现这两个字母。所有的一切都是为了确保激活的快速和便捷。

  “微人大”服务中心,源自“一张表”的不凡创造从用户视角转回管理者视角,则需要打破为迎新而数字迎新的思维局限,把用户创建账户作为整个信息化管理体系的开端,而“数字迎新”只是这个开端的典型服务。充分理解“信息生命周期管理(Informationifecycle anagement)”的概念,可以帮助我们着眼构建信息自我发展的模式,让数据真正流动起来,而不再被业务分割。同时也可以把维度更放大到学校的全局,“数字迎新”的概念自然也就要演化为“新人入校”。

  历时两年打造的“微人大”服务中心就是让入校的新人,顺着创建账户这个根,在不同服务中,不断培养和发展用户数据“一张表”的平台。它是一个自由的校内服务供需平台,允许各职能部门根据本部门的需求和管理特点,灵活定制服务。服务可以从单纯的“迎新”,辐射到学校各项管理的各项具体业务,涉及用户10类80多项200多条的重要数据。因此,学生的评优评奖、教职工的职评岗聘以及组织部、保卫处、工会、院系的很多工作,都可以基于服务中心开展。在发布短短一年时间,各职能部门和院系供创建了100多项服务,累计受理6万人次。而随着在线支付等功能的融入,服务的内涵和外延都将向更广更深延伸,成为高校信息化建设最富特色的创新实践和探索。

  (作者沈晓春,中国人民大学信息技术中心)

来源:中国教育网络责任编辑:黄磊

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