中国科学技术大学研究生导师管理系统

中国教育装备采购网2015-09-08 16:33围观769次我要分享

  为了方便研究生导师招生宣传、课堂教学、指导学生、发表论文、科研管理等工作,我们开发了研究生导师门户系统。该系统从2003年开始研发,经过十多年的升级完善,已经在学校全面使用。下面从系统的设计理念、框架结构、功能实现及使用效果四个方面对研究生导师门户系统予以详细阐述。

  设计理念

  1.管理即服务

  系统设计秉承管理就是服务的理念。为了让管理工作更好地为教学和科研提供支撑和服务,我们利用信息技术设计开发了集教学信息、学生信息、科研信息、通信功能和评估功能于一体的一站式信息系统。

  2.服务支撑评估

  导师门户系统为导师做好服务的同时,收集数据,掌握研究生教育发展动态,实现实时评估,防止导师和学生失范行为的发生。通过数据分析,使导师从生源质量、课程评价、引文分析、论文评阅等方面了解自己与本院系以及学校整体水平之间的差距,进行自我学术定位,推动柔性自我管理。

  3.订单式研发

  根据使用对象的不同,设计不同的功能,开放不同的权限,满足差异化需求。

  4.系统快速响应

  根据导师需求,随时对系统进行调整升级。满足特定条件下导师不同需求。

  设计框架

  研究生导师门户系统包含数据收集、数据分析和质量评估等设计模块。系统的设计流程源于数据的传递走向,通过各种渠道将与导师有关的数据收集整理,并与不同学科不同导师关联,利用各种分析工具,实时分析在线数据,把分析结果主推给导师,达到在对导师的服务过程中实现对导师的评估和监督的目的。图1是研究生导师门户系统整体结构图。

  功能实现

  导师信息管理

  1.导师基本信息

  导师的自然信息、职称、职务、教育程度、学术兼职等基本信息存储在系统中,导师和管理员可以在线实时维护。个人信息的准确与否,直接关系到其他相关信息的关联。确保个人信息的准确及时,是系统实现其他功能的关键一步。

  为加强国际交流,我们将每位导师的中文简历信息翻译成英文,制作导师英文版个人主页,吸引国外学生来我校学习深造,提高我校国际知名度。

  2.科研成果信息

  通过与科研处的数据关联,导师在系统中可随时查看本人自1996年以来所承担科研项目的名称、来源、项目起止时间、科研经费等情况,以及发表学术论文、发明专利、出版专著等信息,导师在查询科研信息的同时,也可以对自己的科研信息进行完善和维护,添加新的科研项目。

  3.导师上岗资格在线审查

  导师核实完善好自己的信息后,根据自己的科研情况,在线提出招收研究生资格的申请,向学位点、学院、学校提交招生资格审查表。导师招生资格审查表提交后,学位点负责人、学院负责人通过系统在线审核,确认导师是否具备上岗资格。学院根据学科发展需要,确认下年度可以招生导师名单,汇总后提交学校审核。

  学生信息管理

  1.在读学生

  导师系统与研究生信息平台数据实时贯通,导师可以在导师门户系统查询指导学生数量、学生的基本信息、生源、担任社会活动及获奖、学生课程成绩、选课修课等情况以及任课老师的信息。通过查询学生选课情况及上课时间,导师可以掌握学生空余时间,给学生合理安排科研工作。

  导师可以根据学生生源差异及研究方向的不同,因材施教,给学生设置指定不同的培养计划,学生根据导师设置的培养计划有目的地选修课程,实现个性化培养。同时导师也可以实时查询学生的培养计划完成情况,掌握学生学习进度。

  2.毕业学生

  导师门户系统包含了1958年建校以来所有毕业研究生信息,导师在系统中可以查询到本人指导的毕业生的信息,包括毕业时间、毕业去向、联系方式等,导师不仅可以查看,也可以维护,有些学生毕业后联系方式、工作单位可能随时在变化,而导师极有可能和毕业生一直保持联系,这时导师可以在系统中更新维护毕业学生的一些变动信息。

  招生宣传

  1.定制招生宣传页面

  在每年公布的研究生招生简章中,导师的个人简历来源于导师系统。系统为每位导师定制个性化招生宣传页面,导师可以将自己的研究方向、考试要求、发表论文等情况有选择地公开,方便感兴趣的学生查阅报考。

  2.考生互动

  考生浏览导师的招生宣传页面时,可利用系统提供的交互功能,填报自己的报考意向,提交联系方式、上传个人简历、个人照片以及前期的学习成绩。在学生填报报考意向后,系统会自动给导师发送电子邮件,告知有学生意向报考,导师可以在系统中查询浏览意向学生上传的个人资料。若导师对学生比较满意,则可以在系统中回复,并可利用系统提供的网络视频面试功能,对符合条件的考生进行远程视频面试。

  3.意向学生

  系统中不仅可以查看到有意报考自己的意向学生,同时可以查看到所有意向报考我校的学生,如果导师对报考自己的意向学生不满意,可以通过系统回绝学生的申请,同时可以在所有意向学生中选取自己比较满意的学生。这种交互式信息平台,使学生与导师沟通更加便捷,达到双赢的效果。

  教学管理

  1.教学资源

  导师可利用系统管理各种教学资源,如:PPT、参考文献、教学录像、网络资源链接等,并实现对教学资源的上传、审核、编辑、共享等功能。

  2.课程论坛

  通过设立课程论坛,实现教与学的在线互动,在交流中发现教学中的问题并及时解决。论坛的历史记录,也为后续的学习者提供了宝贵的学习经验。

  3.作业管理

  该模块实现作业布置、作业提交及成绩统计等功能。利用该模块,导师既可在线批改作业,适时了解每位研究生每次作业的完成情况及班级的总体情况,又可以通过设置助教,帮助管理作业。通过作业管理模块,进一步分解教学任务,强化过程管理,改进了教学效果。

  4.课程评价

  该模块通过成绩统计分析和教学情况调查问卷,对课程的“教”与“学”情况进行分析、评估,辅助管理,反馈教学,促进教学相长。

  统计分析

  1.学科分析

  利用汤森路透公司提供的JCR、ESI、InCites数据库,统计分析了与学校相关研究领域的学科发展状态,从国内静态、国际静态、国内动态、国际动态等角度与国内外部分研究机构进行了比较,并将统计结果分学科嵌入导师系统中以供查阅。通过数据分析,让导师了解本专业在国内外的影响以及学科发展状况,明确自己的学术地位。

  2.论文分析

  导师在系统中不仅可以查阅自己指导的每位研究生发表论文的数量、影响因子以及所有研究生发表论文的平均影响因子,还可以看到本学科发表论文的总数、平均影响因子。通过比较,导师可以了解自己发表的文章对本学科整体论文质量的影响。

  3.学习时间

  学习时间从一个角度反映了学生的学习压力,时间越长学习压力越大。导师了解所指导研究生的在校学习时间,通过与本专业研究生的平均学习时间进行比较,了解研究生的学习压力,合理分配科研工作。管理部门也可以了解到不同导师、不同专业、不同院系研究生的学习压力。

  4.教学效果

  导师在系统中不仅可以看见历年来学生对其所开课程的教学评分,还可以看到本院系以及全校课程评分的平均值,通过比较,找出教学环节中的不足,改进教学方法,不断提高教学质量。

  5.院系管理

  通过系统提供的统计分析功能,各级管理部门可从校、院、系各层面,查询导师的年龄结构、学历结构、专业分布、科研经费、指导学生、授课情况等信息,为科学的管理决策提供依据。

  通讯功能

  系统为导师和管理人员提供了短信、电子邮件、网络视频和论坛等即时通讯服务。将这些通讯手段内嵌在系统中的在校学生、毕业学生、授课学生以及院系管理等界面,通过这些通讯手段,导师和管理员可以方便、快捷地将会议通知、调课信息、考试成绩、考场安排、问卷调查等各类信息发送给目标群体,并对反馈结果进行统计分析。系统的通讯功能,极大地方便了导师、研究生和管理人员之间的信息传递,实现了各主体间的零距离沟通,模糊了原来的管理层次与管理边界,促进了研究生教育管理结构的扁平化发展。

  论文网络评审和视频答辩

  1.网络评阅

  导师门户系统与学位论文网络评阅系统实现底层互通,导师可以通过导师门户系统作为专家评审学位论文,提交评阅意见,查询其他评阅专家对同一篇论文的评阅意见。

  2.视频答辩

  导师通过系统中提供的视频答辩功能,组织境外或者校外专家在线视频答辩。网络视频答辩避免了答辩委员来回奔波的旅途辛苦,节约了专家的时间,降低了论文答辩成本,推动了学术交流。视频答辩可以设置一个主会场和多个远程分会场。

  论文评阅人组成和答辩委员组成在线审核

  系统实现了学位论文评阅人组成和答辩委员组成在线电子化审核。依据学位类型的不同,由不同的角色提出论文的评阅人组成和答辩委员组成名单,申请人在线提交后,系统根据学位类型,将组成名单提交给学科点负责人或院系负责人审核,负责人通过系统在线确认组成名单是否符合要求,并做出是否同意送审和答辩的决定。

  日志管理及建议收集

  1.日志管理

  系统日志管理,记录导师或管理员登录时间、IP地址等信息,监视系统中发生的所有事件。通过掌握用户在系统中留下的每一个足迹,实现数据的可溯性。

  2.建议收集

  该功能模块收集用户使用反馈和建议,提供在线帮助。同时在退出系统时,弹出用户对系统使用的感受和评价,通过收集用户的评价和修改建议,不断改进完善系统。

  使用效果

  1.注册人数

  研究生导师门户系统目前注册人数达3600余人,其中研究生导师达到1500余人。日访问量最高达1000余次,2015年上半年累计访问量超过17余万次。

  2.用户体验

  得益于系统的个性化设计以及研发时的服务理念,研究生导师门户系统使用以来获得了比较好的用户评价。图2为用户体验统计图,直观地反映了用户对导师门户系统的认可程度。

  3.社会认可

  由于导师门户系统设计理念与应用价值的示范性,兄弟院校研究生院纷纷来我校考察调研,相关工作多次得到中科院和安徽省奖励。

  (作者单位为中国科学技术大学)

来源:中国教育装备采购网责任编辑:黄磊

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