以数字化、网络化为特征的信息科学技术是当今社会、经济发展的强大动力。档案数字化与传统档案管理相比, 有其无与伦比的先进性和科学性, 它将改变纸质档案的搜集方式、管理方式和利用方式, 冲破纸质档案的局限性, 发挥信息资源的优越性, 促进档案管理从纸质档案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服务的根本转变。
档案数字化的趋势
档案数字化是档案管理的客观需要。只有实现档案数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放, 从档案的保管和利用职能向信息采集、信息管理和信息服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置和科学管理, 为社会提供高效、优质的服务。
档案数字化是社会发展的现实需求。档案数字化是社会发展的大方向。数字档案馆、室储藏了大量档案文件, 是本地区、本单位最丰富、最有实用价值的信息资源库。要使档案馆、室的档案保管、利用与形势的发展要求相适应, 就不能让档案馆、室仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上, 就必须使各类档案进行数字化采集、储存和利用。
办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档案的生成方式发生很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案, 把这些档案信息系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。只有这样, 用户才能获得更为便捷、快速、完善的服务。由此看来, 档案数字化是档案利用工作发展的必然趋势。
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