随信息技术的飞速发展，带来了文档管理及存储、利用方式的革命。用文档电子影像数字化信息代替纸张等传统介质，不仅大大节约了存储空间，无限地延长了保存时间，同时为查阅利用带来了极大的便利，因此，文档数字化逐渐得到图书馆、档案馆等各行各业用户的一致认可。
文档数字化是指利用计算机技术、专业非接触式硬件扫描设备、网络技术和智能识别技术将传统的纸质信息转化成计算机内码或图像。然后将数字化的信息发布于局域网、广域网，形成若干个数字信息集群，供相关人员方便地查询利用。
在日趋激烈的国际竞争中，谁掌握了更多的信息资源，并使之转化为经济技术优势，谁就掌握了竞争和生存发展的主动权。信息资源电子化是人类社会文明进步的必然趋势，能否跟上国际潮流，完成信息资源电子化进程，关系到一个国家、一个民族的兴衰。汉龙实业档案数字化解决方案是指对档案进行分类整理、标引着录、图像扫描与处理、案卷整理、移交进馆等工作的总称。
一、档案分类整理
档案分类整理是指将文档进行分解整理，归类。
二、档案交接
分类整理后的档案按时间先后或其他分类项顺序提出、提卷时编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。
三、标引着录
标引着录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，所以录入时需要相关档案管理人员进行指导，制作相应的《文字录入工作说明书》，确保文本域录入的准确率。
四、档案拆分
现在只要用专业的设备就可以免去拆卷的部分，方圆慧图科技研发了专业的非接触式证物案卷扫描系统，采用航天级矩阵ccd技术点对点成像，不需要拆卷就可以进行扫描储存，并且是一键式操作，非常简单方便被全国各大公检法部门认可，因为不用拆卷的扫描不仅减少了人力的损耗，也减少了大量资金的消耗。
五、档案的扫描
原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照要求，填写移交清单(此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写)并签字领取，再进行纸件扫描。扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件、自动去手指等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损的保存。
六、质量检验
对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验。
对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。
七、案卷整理
档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准和本单位的实际情况进行有序的整理，安排专人负责案卷合并与整理。
档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
与传统载体、原子形式的档案相比，数字化形式的档案的最大特点是能够通过网络迅速流动。数字档案馆的研究和建设将彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的种种局限，使档案馆从封闭走向开放，为政府决策、企业经营服务。
