——访北京科技大学信息化建设与管理办公室主任杨德斌
杨德斌 北京科技大学信息化建设与管理办公室主任
迎新首先要解决流程问题
2017年迎新季，北科大如期迎来了2017级新生。迎新现场，各个学院都在使用着简单快捷的“刷码报到”，但是在高等工程学院和化学与生物工程学院的迎新台前，新生却新奇地发现自己竟然可以刷脸报到了。经过电脑前的摄像头，迎新报到系统就能快速识别出新生的身份信息，迎新终端上也准确同步出新生的姓名、专业、学号、照片等个人信息，工作人员轻点鼠标就快速完成了报到过程。
“刷脸报到”是这几年北科大信息化系列迎新中的又一个创新。2017年新生使用刷脸报到的目的并不是要缩减报到时间，早在2013年，北科大就已经通过“一码刷报”把报到过程精简到了几分钟内。北科大信息化建设与管理办公室主任杨德斌说，之所以今年新增了刷脸报到，一是让学生们亲身感受科技的魅力，激发他们对科技的兴趣，让他们从一踏入大学就感受到科技所在;二是为今后其他“刷脸”应用奠定良好基础。
北科大的信息化迎新早在2013年就开始应用了，这5年中，信息办每年都会围绕职能部门、新生和家长的实际诉求，紧随互联网技术的发展进行优化和完善。北科大信息化部门用“以人为本、应需而变，用心设计，精心打磨”的理念来不断打磨着迎新系统。
杨德斌介绍说，从2012年起，他们就深入一些学校实地考察，发现许多学校尽管已经使用了迎新系统，但是并不能很好地解决线上和线下的有效融合问题，一些线下的流程依然繁杂，实际的迎新过程中仍然有不少不够合理的问题，这显然不是迎新系统的初衷。
他认为，迎新系统首先要解决传统迎新中的“堵点”问题，这些堵点主要集中在各种手续的办理和填报上，因此网上迎新系统的核心应该实现“网前移、早沟通，简流程、易报到”这些关键点。“网前移、早沟通”就是利用迎新网和网上报到系统，把线下的工作前移到网上、线上;“简流程、易办理”即通过整合、简化流程，实现便捷的报到，这也是信息化迎新最初的理念。
人性化的迎新系统
总结5年来的实践，杨德斌认为，对北科大来说，信息化迎新实现了三个关键词：“心”、“新”和“芯”。
首先是“心”--一套实用、好用、耐用的迎新系统不仅要赢得学生和家长的心，还要赢得使用部门的心，即“数字赢心”。为此，他们做了迎新网站。“想新生所想，为家长服务”，迎新网站推出之后，吸引了众多的访客，后来陆续有一些学校高度模仿乃至照搬，杨德斌认为，这从某种角度上是对北科大信息化迎新的一种认可。迎新网站上提供了很多新生关注的实用、新鲜的信息，从衣食住行到学习科研，覆盖面广、更新及时。
“网上报到”是北科大信息化迎新的重要模块，其中的一个用心之作是学生到校前完成网上报到后，系统会自动生成一张通往北科大的“电子车票”，起点是“我的家”，终点是“北科大”。这张“电子车票”中有个细节，就是“检票口”。杨德斌说：“由于是按照专业录取，报到时专业相近的学生不知道该去哪个学院报到。为此，我们请各个学院在报到台上标注了序号，‘检票口’就是‘报到台’的序号，按台号报到，学生这下就不会发懵了。”
北科大网上报到的另一个小的细节是：新生报到的情况都会及时发送到家长的手机上。新生报到完成后，系统会自动发送短信给家长：“你的孩子已经完成报到，请您放心。”那些不能陪同新生报到的家长看到这样的信息会特别放心。
其次是“新”--新理念、新流程、新管理，这是不同于以往迎新系统的特色所在。杨德斌把它概括为24个字“网前移、早沟通、简流程、易办理、知数据，晓过程、精服务、准决策。”
过去，学生往往是到校后才知道自己的辅导员、班主任、老乡、舍友等各种信息。现在，新生一收到录取通知书就可以登录系统，当大家都登录了这个系统后，就等于提前认识了新同学，新舍友。杨德斌将之总结为：“一网知晓学校，刷脸现场报到，网上胜似现实，到校已是亲人”。在这个过程中，信息安全是他们最为关注的。杨德斌介绍说，这个系统在技术上和管理上都进行了深度防范，比如，用户登录密码采用一人一密，随机加密等。
“知数据”是对学院和职能部门有特别帮助的一个模块。有效的数据可以在管理和决策中发挥出重要的作用。如在迎新系统中，根据新生到校时乘坐的车次、交通工具等信息，学校在统一派发迎新交通工具的时候就能精准地调度，对于送新生的车辆也会提前预留车位，下一步还将对接车辆出入系统，实现车牌号的自动识别和身份匹配。
报到现场有两个醒目的大屏幕，实时将各种数据汇集并即时推送到大屏幕上。杨德斌说，这个灵感源自他在首都机场候机时看到的机场信息显示屏。现场迎新大屏幕上的数据信息也被推送到了各类终端，无论是校内大屏幕，还是远端的电脑、手机端都可以实时了解和掌握新生报到、住宿办理等各类数据，“现场实况直播”可即时查看报到现场的实况。迎新现场、住宿办理的工作人员能根据实时信息调整对未办报到学生的工作安排，迎新更加科学化、精准化。“我们还会对迎新大数据进行分析，生成迎新数据白皮书。”
第三是“芯”--这指的是迎新过程中的技术内核。短信、微信平台的应用，支持第三方支付的电子缴费平台，体检表等各类表格的自动生成和自助打印，各类数据的自动同步和分发，试点学院网上自主选导师，新媒体技术的融入等成了迎新系统中不可或缺的手段。
在迎新系统设计实践中，安全被放到一个极重要的位置来考虑。杨德斌介绍说，学校还特别注重新生前期的信息安全意识教育，保卫、学工等部门利用信息化迎新平台和迎新网站前期就向新生和家长推送了很多关于防骗的提示、提醒、安全教育等信息。
目前，整个迎新系统也越来越人性化。考虑到了不同的应用场景，比如本科生和研究生的报到方式就有所不同，本科生大部分是没来过学校的，所以他们的现场报到集中在学校的体育馆等场所，而研究生在面试的时候就已经熟悉了学院，所以研究生的报到直接在学院进行，也方便他们直接与导师的联系。以人为本的理念让学生们拥有了越来越多的选择。过去，研究生不能选宿舍，现在，研究生不仅能选宿舍还能选舍友。
杨德斌说，苹果公司CEO库克在MIT的演讲上谈到：“我不担心人工智能能够让计算机像人类一样思考，我更担心人类像计算机一样思考--没有价值观，没有怜悯心，全然不顾后果……”而网络文化发言人凯文·凯利，在其著作《科技想要什么》一文中指出，技术是进化的延伸，科技是一种生命，科技将具备人性。“这对我们做信息化应用有很大的启发。我们的信息化应具有人性，这样它才能真正服务好用户。”杨德斌说。
