首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。
以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。
现代化办案档案数字化的建设专用的设备是Book2net kiosk非接触式案卷扫描仪，可以把纸质的资料做成pdf或者是jpeg等多种国际通用格式。下面我们来详细的了解一下：
1.信息安全有保证
Book2net kiosk设备本身不含有任何存储，符合国家保密法对涉密单位(检察院、法院、公安等)使用设备的相关规定。智能非接触式案卷扫描系统采用外置通用电脑，符合检察院分级保护系统对数据的安全需求。
2.超高扫描效率
扫描速度为0.3秒/超A2幅面(彩色600dpi)按每本案卷200页进行实测，每天可扫描约60本案卷，完全满足办案需求。 “有效页”一键切换模式。保证有效页面顺序连续性，减少后期检查量，工作强度低，效率高。
3.专业的扫描功能
★专为成册卷宗量身定制左右互降式扫描案卷台，对于不同厚度卷宗都能轻松扫描
★扫描过程镜头、光源不走动不移动，增加设备使用寿命
★后背式LED零辐射按需采集照明系统，无辐射冷光源，使您处于最舒适的扫描环境，避免强光令视觉疲劳
★设备景深15厘米，立体证物、不同厚度卷宗、高清扫描、色彩完美展现
★人性化的扫描设备，全自动影像处理功能，自动纠偏，自动校正，自动去黑边等功能。
★扫描分辨率800DPI(100-800可调)根据客户的具体要求可以调节
★司法鉴定X光片采集系统，0.3秒完成14‘’ X 17'' 英寸胶片扫描
★21寸左右内置触摸屏，操作预览实时进行
★支持扫描数据实时打印、多种格式同时输出等功能
