为了进一步规范物资设备添置更新采购的管理，确保所购置物品的质量和价格合理，杜绝在采购进货过程中的违纪行为。参照《北京电大关于财产物资管理的规定》及其细则的有关内容，制订此管理办法。

一、本办法适用于使用专项资金或学校自有资金，按规定纳入固定资产管理范围物资设备的采购。低值品、易耗品及材料的购置，不在本办法管理范围之内，仍按学校财产物资的相关管理细则实施。

二、物资设备的添置更新，要由使用部门根据教学办公需要，提出购置申请报总务处，总务处先在校内调剂，无法调剂的可根据学校资金情况安排购置。购置费批量额度在2万元以下的由总务处与财务处会商后报主管校长批准。购置费批量额度在2万元以上10万元以下的报学校物资设备采购领导小组审批。十万元以上设备购置需经校长办公会讨论决定。

三、成立学校物资设备采购领导小组，采取召开汇签会的形式进行学校设备添置和物资采购的审定和监督。领导小组由校领导及总务处、财务处、纪监审办公室负责人组成。

学校物资设备采购领导小组职责是：

3、监督检查物资设备采购小组对物资设备购置计划的落实情况。

学校物资设备采购领导小组根据需要每月一次例会，必要时，邀请使用部门的人员参加会议。

 

四、成立物资设备采购小组，采购小组由总务处的相关人员、使用部门人员和纪检审办公室人员组成。

采购小组的任务是：

1.       汇总各部门的购置申请，进行可行性论证，进行校内调剂，无法调剂的提出购置意见；

2.       按学校物资设备采购领导小组批准的购置计划采用政府采购、招投标、通过调研比较后确定的商家购置等形式进行操作。

五、设备采购的程序

1.       采购的设备属控购商品的，由总务处填报申报表先行报市教委和市财政审批；

2.       采购的设备应纳入政府采购范围的，按政府采购的有关规定由采购小组进行申报操作；

3.       采购的设备属政策允许自采的，批量金额超过30万元的，由采购小组写出招标技术标底书，委托招标公司或自行招标，具体操作按招投标法的相关规定运作；

4.       政策规定可以不纳入招投标的，由采购小组通过网上和实地考察的方式多方（三家以上）寻价，并把寻来的产品的名称、品牌、规格、技术指标、商家名称、媒体价格及实际报价以书面或网上的形式进行公示；公示3天后如无异议，选其中同比报价低、符合采购原则的商家的产品；与确定的商家协商，请商家进一步让利；报学校主管领导批准后与商家签订购货协议书，协议书要特别注明退换、升级、保修等条款。

六、做好收货验收报帐工作

1.       货到后由采购小组及部门专业人员按合同及明细单开箱验货，遇有质量不合格、装箱不全、数量不符等及时找商家解决。

2.       保存好相应的批准文件、定货文件及随机文件，归入并建立设备的技术档案。

3.       按相应的类别登记入库和入帐。

4.       核对无误后由采购小组人员和部门验收人员在购置发票和明细单上签字后，按规定的财务制度由总务处负责人、财务处负责人、纪监审办公室负责人和主管校长签字后报销。

七、对物资设备采购人员的纪律要求

对参与采购活动的采购人员有如下要求：

1.       物资设备采购人员应具有良好的职业道德，廉洁奉公的工作态度和精湛的专业知识，并严格按采购计划进行采购，不允许超计划私自变更。遇特殊情况，必须经处、校领导批准；

2.       采购人员必须坚决抵制社会上的各种不正之风。对于商业的三种价格，以及所谓的折扣，应如实向处、校领导汇报，按有关规定处理，收受的礼品要上缴学校。

3.       商业让利部分应在财务帐上按优惠价予以冲减入帐，绝不允许个人借工作之便谋取好处。