在辉煌中迎接新的挑战——访北京科技大学实验室管理处钱大益副处长

中国教育装备采购网2007-03-27 17:26围观17013次我要分享


    北京科技大学实验室的建设成就和管理水平在兄弟单位是倍受赞扬的,学校实验室管理处的工作也在刘云处长和钱大益副处长的带领下战绩辉煌。在2005年中国教育装备采购网成立初期,装备访谈专栏就登刊了对刘云老师的专访,那时刘老师只是为读者在不断地展示着学校和各个实验室建设的风貌,却没有只言片语提到实验室管理处和自己的情况。在2007年伊始,中国教育装备采购网的记者再次拜访了北京科技大学实验室管理处的另一位领军人物——钱大益老师,希望能够通过对钱老师的采访,让大家从另一个角度来认识今天的北京科技大学在实验室建设方面的成就与整个学校的发展。

北京科技大学实验室管理处钱大益副处长

2006年肩负的重担

    采访中,记者最希望了解的,是实验室管理处在2006年的工作成绩、以及在2007年的工作规划,期望通过这些资讯让读者能够更多地了解北京科技大学、了解一个优秀的职能单位在完成采购工作和实验室管理工作里积累的丰富经验。针对记者提出的这方面问题,钱老师耐心地给予了一一回答。

    北京科技大学实验室管理处的工作内容包含了实验室管理和设备采购这两大块职能,在刚刚过去的2006年,完成的首要重点工作就是国家对“十五”“211”工程的验收工作。

    由于手续和流程问题,“211”工程等许多项目的经费到位都比较晚。“211”工程最后一笔2000万元的经费是在2005年12月才到位的,这也意味着处里要在半年之内将所有资金都必须投入到各个项目的建设中,并在国家验收之前做到所有设备完全到位。这种情况,按钱老师的原话来说,那就是:“2006年上半年的工作就像救火一样紧张”。

    由于2007年5月北京科技大学还要迎接本科教学评估的考验,因此在2006年上半年本科教学评估的实验室建设工作也同时紧锣密鼓地进行。但与“211”工程中需要采购的设备有所不同的是:本科教学所需要的实验设备都是“小而杂”、“细而全”的,许多设备都是小则几千元、多则一两万元左右的小设备。可以说,要兼顾不同层次、不同需求的设备采购,是北京科技大学实验室管理处在2006年工作中的难点;并且采购量也非常大——2006年实验室管理处需要完成的采购经费近1亿元左右。钱老师说,之所以去年一年这么忙,最主要的就是本科教学设备的采购相对来讲数量众多,采购的“小”东西比较多,而数千件大大小小的设备都需要一一制定合同,因此签订合同的量非常大——光合同书就一摞一摞的,工作的内容是非常复杂的。

开拓思路 刻服难题

    为了加快完成采购工作的步伐,在2006年春季仪器设备展示会召开的时候,北京科技大学特别派出了20人的考察团到长春展示会现场进行实地考察,活动取得了非常好的效果,老师们通过与全国各地的厂商进行近距离的接触,不但拓宽了眼界,更增加了许多采购渠道,为下面进行的本科教学实验设备采购奠定了良好的基础。

    本科教学评估学校利用国家拨款在三千万左右,但款项到位却是2006年12月份的事,如果单单依靠拨款到位后再开始采购工作,在时间上根本无法完成。因此为了保障评估工作的顺利进行,未及时到位的款项都是由学校先行垫支的,即以借款的形式先行完成设备的采购,等拨款到位后再报销。对于这种措施,钱老师笑着说,这个做法的副作用就是——老师们都反映手里只有一堆发票却没法报销啊!

    购买本科教学实验器材,需要一方面要想办法提高老师们的积极性,另一方面还要投入大量精力进行有效督导,采取督促和引导双管齐下的策略来完成这部分工作。同时,为了支持工作的顺利完成,学校首先制定了一个详细的日程表,从2006年9月份开始,什么时间需要完成什么工作都有进程要求,到了11月份工作进行到冲刺阶段时,各单位就需要每星期向校领导递交一次设备采购的进度表;再有,学校还把完成实验室设备的采购工作作为了2006年对各学院进行考核的重点内容——其中与实验室管理处相关的工作任务就占了其考核总分的30%。在学校领导的大力支持之下,以上措施的实施在目前已经取得了非常令人满意的效果。

严格把关 规范程序

    回首2006年以前在采购工作上所取得的好成绩,钱老师将之归功于学校多年来所制定的完善的管理制度和采购工作流程。而在整个采购流程中,实验室管理处所起到的关键作用,就是严格的把关——所有设备的采购都必需经过两位处长签字审核以后,财务处才会给预付款。

    对于采购工作的具体要求,处里有着详尽的规定:其一,凡是纳入政府采购目录的设备必须严格按照政府采购的程序进行、要严格执行国家政府采购的相关政策;其二,对于批量采购的设备(20万元以上),必须采取招标的形式采购,这个合同除处里签字审核外,最后还必须由纪委签字认可后,财务处才能够给予报销;其三,本科教学需要的(10万元以上)设备,也要按程序进行招标采购。对于比较个别设备,如老师们将科研成果转化成教学所需要的特殊的、需要厂家加工的设备,要与老师一起同厂家制订委托加工的合同。

    在整个设备采购程序中,首先是项目建设单位编制项目建设任务书,来具体明确采购的内容;之后,年里邀请校内有关专家进行评估审核。尤其值得一提的是,这些被邀请的专家都是学校已经离退休的老前辈,他们有着一贯认真、负责的工作态度,都曾经奋斗在教学的第一线,有着丰富的工作经验;而且,以其现在所处的有利位置,他们完全可以无所顾忌、直言利弊,并提出更好的意见和建议,对于学校本科教学评估实验设备采购工作的把关,他们起到了重大的、不可估量的积极作用。钱老师提到,这些老专家对于评估审核工作极尽心力:例如,当某学科需要申请设备采购时,他们会针对这个学科的所有课程与现有设备一一进行详细调查,最大限度地使新设备的购进能够起到应有的效果,仅2006年本科教学评估所需设备采购的文本就论证了三遍。

    设备采购程序是,老师按项目建设任务书填写一个设备采购的计划单,经过处里审批之后,老师们才可以与厂家谈合同,合同确定之后,仍然需要处里对合同按照有关条款进行审核,并签字认可。其中,对于金额较小的合同,可以由老师自行与厂家谈判;金额较大的合同就需要由处里出面共同与厂家进行谈判。

摆正位置 提供服务

    对于学校制订的这套采购程序,实验室管理处一直以来都是在严格地遵照执行,这就有效保证了采购工作的严谨与稳妥,也加强了实验室管理处的督导与协调作用,使设备采购和管理工作与各单位息息相关,也进一步增强了学校各单位之间、教师与实验室人员之间的凝聚力,为其他同类型高校提供了非常值得借鉴的宝贵经验。

    对于整体采购工作的顺利进行,钱老师认为:实验室管理处在其中更多起到的是配合作用,要清楚每个项目的执行者是各个学院的老师,他们才是工作的主体,处里是一个配合的位置;而决不能喧宾夺主、让老师来配合我们做一些什么事。只有摆正了自己的位置、认清角色,才能够知道自己应该做什么、怎么做才能做好工作。也就是说,在整个工作进行中,实验室管理处应该是一个为老师们提供良好服务的角色,而不是让老师为我们的工作来服务。

    事实证明钱老师他们的认识是客观而清醒的,在本科教学实验设备的采购过程中,各个学院都积极采取措施,根据自身的情况和特点针对各自的建设项目进行了相关人员工作内容的具体分配:有的学院是由实验室人员与教师共同完成项目,像设备调研、前期考察、合同谈判等,有效保证了任务落实到人、明确了所有人的工作职责;有的学院直接把任务下放给教师完成,由实验室人员进行配合,把一个项目中所有实验设备的采购,明确锁定到了一个人全权负责、组织完成;还有的学院则根据教师所任课程进行采购任务的分配等……各个学院采取了不同的手段来保证项目的完成,实验室管理处密切配合,并对采购进程进行有效的督导。这些情况都完全可以为钱老师的话做出最有力的诠释:只有摆正自己的位置,才有可能做好采购和管理工作。

    但是另一方面,在为老师服务的过程当中,一定要让老师了解国家、学校有关政策和规定,只有让老师们懂得并且遵照这些政策和规定进行运作,才可以省略许多不必要的工作环节、有效提高整体工作效率。

    北京科技大学是中央学校,政府采购采取的是协议供货方式,这种采购方式可以使老师们节约的每一分钱都仍然会应用到该项目的建设中,可以在进行项目变更后,把节省下的资金再用来购买其它的设备。正是在明确了国家政策和规定以后,老师们在采购工作中的积极性和主动性被大大地调动了起来,他们一般都养成了在每个项目的谈判中尽最大努力节省每一分钱的好习惯,而这种资金使用效率极高的运作方式,应该也是促使北京科技大学建设发展的脚步更加快捷、稳健的重要因素之一。

    目前,北京科技大学用于本科教学评估的设备基本已经到位,在2007年新学期伊始,这些设备就可以在教学使用中发挥作用了。

集中资源 全校“大挪移”

    实验室管理处除设备采购工作以外,还有一块是对于全校实验室管理的工作,是与设备采购工作并重的工作内容。截止到2006年,近三年来北京科技大学逐渐实现了一个学院一栋独立实验教学楼的建设规划,使教学资源得到相对的集中。在这个过程中,全校各个学院的重新调配、搬迁、新建等等工作,也都投入了钱老师他们大量的心血和汗水,北京科技大学能够有今天的风貌,与这些后台支持者的付出有着密切的关联。

    三年之间,北京科技大学先后新建了土木楼、机电信息楼、冶金楼和管理楼,为五个学院进行了整体搬迁;而他们腾空的地方则需要重新装修、迁入其他的学院,也就是说他们把北京科技大学所有九个学院全部都重新安置了一遍。整个工作中仅实验设备的搬迁就是一项巨大的工程,其中许多精密、贵重的设备是学校无法自行进行搬运的,需要请原设备供应商或专业人员进行搬运和调适,为此,仅某一个大型设备的搬家费最多的时候就要花费几十万元。

    为了能够稳妥地完成整个搬迁工作,实验室管理处也有针对性地制定了相关的工作流程和管理措施。例如,对于各个学院实验室的搬迁,处里首先要求提交实验室中各个大型设备搬迁所需费用的列表清单,以借此了解各设备供应商提出的报价;然后,处里将具体情况上报学校要求下拨搬家经费。在这一过程中,实验室管理处要负责签属所有的搬迁合作合同,并负责最后的验收工作。这事实上是采用了与设备采购一样的工作程序,其工作量之大、所负责任之重是不言而喻的,仅2006年的一年间,学校投入到设备搬迁这一项的支出费用就高达一百五十五万元,而所有工作则全部由实验室管理处经手完成。

分类管理 统一调配

    对于实验室管理体制的调整,也是这两年间实验室管理处的重要工作内容。学校对于实验室建设的主要思路定位在了资源集中、分类管理。

    对分类管理的操作,学校首先把全校实验室分成了两个大类,一类是给全校本科生提供公共服务的实验中心,其中“自然科学基础实验中心”包括了物理、化学、电工、电子、力学等学科内容,挂靠在应用学院进行管理,但从建设上则是独立的部门;“工程训练中心”包括金工实习、电路电子实习及学生在日常的创新活动,挂靠在机械学院进行管理,涵盖学生参预的各种校内外竞赛活动,如机器人大赛、电子设计大赛等,学校为此投入了近二百万元的活动经费; “现代技术教育中心”包括“电教中心”、“计算中心”、“外语自主学习中心” 为学校教学活动提供有力支持和学生自主学习的平台;另外,还有一个国家批准建立的“大学生文化素质教育基地”。这些都是为全校本科生和部分研究生提供的公共的、基础的教学平台,从结构体系上讲则属于同一个大类。

    还有一个大类,就是各个学院都要成立学院的实验中心,这一类从结构体系上也是分成两个层次的:每个学院中各个专业的公共基础课都要建立一个基础实验平台;同时再为每个专业的专业实验课建立一个专业实验平台和为科研工作设立科研实验研究平台。

    基于以上结构的分类,实验室管理处实现了学校提出的资源集中的管理设想,使所有实验室的设备资源都由实验中心进行统一调配,有效解决了过去各单位对本部门实验设备垄断使用的弊端。这种设备归属实验中心所有、部分委托研究小组负责管理的新措施,也大大提高了学校实验设备的利用率;而学校也规范了设备使用的收费标准,使负责管理的部门与人员拥有优先和免费使用权,促使管理者更有工作热情和责任心。

    两年多时间里,整个管理体制的转变和调整已日趋完善,实验室管理处也在各个管理环节和制度规范上不断地在进行细节上的修正和补充。作为必要步骤,处里对数万台设备重新进行了账目分类的调整,所有资产归类都需要重新做帐,虽然工作量大、手续复杂,但钱老师他们数年来对于这部分工作的投入,同时也为迎接2007年5月进行的学校本科评估活动奠定了良好的先期基础。

树立威信 赢得信任

    对于所取得的工作成就,钱老师仍然认为:所有这些工作并不是简单意义上的“我们”的工作,在整个过程中,我们只是起着一个监督和协调的作用。在学校制定出规划方案之后,具体的实施不是靠我们去做的,主要还是要靠各个学院来做,处里则起到了一个进行协调的“中间人”的作用,在其中担负了一部分督促的功能。

    钱老师还特别提到,之所以实验室管理处能够顺利地与各个学院进行工作配合,除了良好的学校内部环境以外,处长刘云老师起到了不可忽视的作用。多年来,刘老师在校内外各个单位都有着极高的威信与口碑,在他的带领下,实验室管理处本着为大家解决问题的工作态度,赢得了各个单位的信任与支持,处里人员到哪个单位去都会受到对方的欢迎和在工作上的积极配合,也这是处里能取得今天的工作成绩的重要原因。

2007年新的挑战

    除完成本科教学评估的验收以外,2007年钱老师他们的工作内容还包括了教育部启动的“优势学科平台建设”项目。这个项目一共涉及了全市的五个高校,这其中就有北京科技大学在内,对于北京科技大学的冶金、材料、机械等传统优势学科,国家给学校投入的资金高达一亿元,这就意味着从2006年下半年到2008年,每年约有三千三百万的投入资金,其中二千七百万是要用于设备采购的,这些任务则直接压到了实验室管理处的肩膀上;而由于该项目在2006年下半年才批复下来,该年度的二千七百万元资金如何应用和2007年该项目要进行的工作内容都是处里工作的重点。

    实验室管理处在2007年要完成的大的工作内容还有:北京市批复的“新材料学科群建设”项目,投入的建设资金为九百万元;2007年要启动“十一五”期间“211”工程建设的论证工作;针对本科教学工作进行的二千万元“国家修购”项目等,其工作内容的繁杂程度和难度是显而易见的,这无疑对钱老师他们的挑战也是巨大的。

    如何迎接挑战、顺利完成任务,钱老师的心态是比较乐观的,记者对此也不会有什么多余的疑义,因为他们以往的成绩已经摆在那里,实力是最有力的说明,也是最能够增强自信的后盾!

                                                                            撰稿  籽言

 

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