档案书刊扫描仪“数字化校园建设”紧迫性

　　虽然各高校在运用计算机管理档案工作方面,不论是档案信息存储、目录检索、还是案卷调阅诸方面,都取得了许多成果,有力地推动了档案管理信息化建设的进程。但是如何在档案管理观念、方式手段等方面进行有效的变革,使之既符合目前高校档案管理的现实,又适应未来档案管理的发展和建设,实现档案管理工作现代化,已成为各高校广大档案管理人员共同关注的问题。

　　一、高校档案管理信息化的主要内容

　　高校档案主要包括党务、行政、教学、科研、教师、学生、出版物、财会、基建、设备和上级管理部门文件资料等,基本上由文件、原始记录、文献、实物所构成,高校档案是各级领导部门的决策支持,是学科建设,科研工作的参考依据;是资源配置、基本建设的信息资料;同时也是教学改革、质量控制的基本依据。所以说,档案管理工作是一项重要的基础性工作。档案信息化包括三个方面内容:

　　(一)数据资料信息化

　　应用扫描仪、计算机和网络把应存档的文件、资料、信息等以统一、规范的数据格式录入计算机,以备处理。

　　(二)工作流程信息化

　　通过专用软件实现档案的分类、编目和排序。为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预,为保证文档一致性,学校办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

　　(三)档案检索信息化

　　在实行分级检索制度的前提下,通过校园网和互联网可实时、准确检索所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

　　二、目前高校档案工作信息化的主要问题

　　高校档案工作信息化给高校档案工作带来了前所未有的广阔发展前景,但是目前全国实现档案工作信息化的高校档案部门却寥寥无几,分析其原因,制约因素大致如下:

　　(一)观念问题

　　档案工作传统的“坐等上门”、“你查我调”的封闭工作管理模式经过几十年的动作,已经在档案工作者的头脑中根深蒂固,“重保管、轻服务”的思想,使得有些高校档案部门缺乏时代感和紧迫感,思想守旧,安于现状,沿袭旧的管理模式,消极等待。

　　(二)资金问题

　　高校档案工作信息化,设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套,需要投入大量的资金。高校档案部门不是学校工作的第一线,学校的经费主要投入到教学、科研工作中,无暇顾及档案工作的信息化、现代化建设,经费投入不足,制约了档案工作信息化的建设。