访辽宁省高校实验室工作研究会秘书长白彥华教授

2005年春季全国高教仪器设备展示会的幕后功臣

——访辽宁省高校实验室工作研究会秘书长白彥华教授

    5月12日至14日在大连召开的“2005年春季全国高教仪器设备展示会”已经胜利闭幕，本次会议不仅在规模和设施上居历届之首，其整体组织结构也与以往不同，首先承办工作由展示会举办地辽宁省高校实验室管理研究会和大连市教育局的共同协作，这一组织结构的改变从某种意义来讲，加大了整体操作的难度，能够顺畅地在这种来自多层次行政机构、人数众多的工作团中调度有方、高度协调，这完全可以称得上是一种艺术了。现在展示会已画上了完满的句号，会务工作的成功已经是毋庸置疑，其间为了深入了解工作组的内幕，教育装备采购网在会议接近尾声时，对辽宁省高校实验室工作研究会秘书长、展示会组委会副秘书长、沈阳工业大学国有资产管理处处长白彥华教授进行了专访。
    在这次展会组委会中，白彥华教授不仅是副秘书长，还是会务组组长、兼财务组组长，所负责的都是展示会的核心工作。但是之前本站记者并没有在开幕式的讲台上看到白教授的身影，能够找到他采访还是通过比较熟识的组委会王兴邦副主任的介绍：“所有展会的工作都是白教授他们具体安排的，对于组织工作的细节，他是最有发言权的。”为此，记者在组委会的驻地守候了多时，才终于“抓”到了行色匆匆的白教授，知道到记者的采访意图之后，他略显为难：“实在是不好安排时间，我这边事情很多。”但是记者再三争取终于留下了白教授的电话，此后一整天时间又经多次电话联络，才在5月13日晚九点以后见到了白教授。当时他还在财务室里接着电话，多日的忙碌已经使他的声音变得暗哑。于老师在招呼记者时提到：从展示会开幕之前的几天一直到现在，没有在晚上12点以前睡过觉，白教授更是异常辛苦，为了切实了解各地参观团的安置情况，他今天把所有参观团的驻地跑了个遍，刚刚才吃完晚饭。
    带着歉疚的心情，记者坐在一边等着白教授打完了电话。没有多少寒暄，白教授直接进入话题，声音虽然略低却非常流畅地回答着记者的问题。
    问题首先从本次展示会承办单位的组成开始，白教授开诚布公地谈道：由于承办工作是辽宁省高校实验室管理研究会和大连市教育局两个单位共同完成，如果相互之间协调不好，反而会引（起）整体工作的混乱，在工作的组织协调上比以往加大了难度。但是，我们两家单位的工作配合还是不错的，本着忠实承诺、一心要把展示会办好的目的，大家都是通力合作，并且在工作分配上比一家独办考虑得更多、更充分。由于协调得好，两家单位都能够发挥各自所长。
    但是，在事先的筹划上，组委会也把双方一旦合作不成的情况考虑在内，同时制定了相应的措施，白教授所处的位置正是平衡双方的中心点，如何保证工作的顺利就成了白教授每时每刻都要关注和协调的问题。白教授说，协调者应该掌握一定的尺度，不应过多介入实施者的工作细节，只要大家能够按照最初的分工将工作做好、达到预期的目的即可，我们实行的是最终目标管理，中间具体的工作应该放手让执行者去做。对于大连市教育局来讲，票务、交通及医疗安全是他们强项；而辽宁省高校实验室管理研究会则属于群众性的社团组织，秉承的是“大家事、大家办”的原则，分工合作、各尽所能是一贯的风格。因此上，相互协作就成了自然而然的事情。这次工作组成员分别来自全省的30多所高校，几乎将所有高校的设备处长和实验室教务处长都借用了过来，有的学校甚至请过来了五、六位老师。所以从某种意义上来说，这次会议应该是全省高校共同承办的，而这其中顶多需要有个能牵头的单位而已。
    在结束以上话题时笔者不禁有些感慨：凡事单单从表面现象观察，是根本无法知道其背后的事实的。像这次展会，整体上热热闹闹的，所有人都看得兴高采烈，如果不是因为这次采访，记者无论如何也想象不到它背后的工作竟是如此地复杂，不是善于管理的能者根本无法理清头绪。
    那么，对于如此规模巨大、参预单位众多、工作人员众多的活动，其整个工作筹备的时间应该不会短，具体是什么时候开始的呢？对此，白教授明确告知：实质性的工作阶段是从去年9月份开始的，那时的大连世界博览广场还在装修，所有会议选址人员都是提心吊胆的，真怕它在开展时还没能完工。然而事实证明：选择大连世界博览广场为会址是正确的，这对展示会的成功举办起到了直接作用。
    抱着收获果实的心态，记者又满怀期待地提出了这样的问题：这次展示会在大连的成功是否意味着，其组织形式可以成为今后举办展会的借鉴模式呢？本指望可以获得肯定的回答，但白教授却给记者泼了一瓢冷水：未必！对于如此直白的回答，记者有些难以适应，连忙询问原因，白教授疲惫地看着记者说道：这种组织形式不是所有地方都可以适用的，操作难度和复杂性太大，如果不能顺利地多方协调，将会给整个工作带来障碍，因此这种模式不是最佳选择。
    然而，本次展示会组织工作的成功不可能不令人惊讶和兴奋，记者还是希望能够多了解一些成功的经验。白教授没有因为记者的多话而不耐烦，依然稳妥地回答着每一个问题：虽然因为参预人员较多，增加了会议的成本，但我们举办展会并没有把经济利益放在第一位上，很多事情都是干不干的问题、是想不想付出的问题。组织者和参会者之间不可能没有问题出现，关键是出现问题时我们能不能改进；对于一些无法更改的问题，我们如何面对？举例来说，对于展示会的住宿安排，就属于不能随意更改的项目，那么遇到情况时，我们就要在其他方面进行弥补，尽最大努力保证参会代表最终满意。像今天我们就是去走访代表住宿的地点，亲身体验那里的环境，看看还有哪些方面需要改进，到目前为止，这个工作还没有完成，需要继续进行。
    作为承办单位，我们应该在细节上有更多的考虑，需要根据供需双方的特点加以区别：对于供方代表，我们提供了高、中、低多种档次的宾馆让其根据自身情况自由选择，相比较于居住环境来讲，他们更注重的是展会的人气；由于高校系统展示会的特殊性，作为参会的需方代表的主体都是各高校设备管理与采购人员，每次参会的数量都是差不多的，但这次仅住会的需方代表比以往多400余人，再加上我们请来了大连及沈阳的近2000名老师们，他们对于产品的认知比起设备采购人员更具有权威性，也能与供方人员产生良好的互动效果，在获得产品最新信息的同时，也能为供方产品技术的提高提出非常重要的参考意见，邀请一线教师参会是利益供需双方的有效举措。
    因为参会人员的增加、预防突发情况的各种措施等等方面的原因，使这次展会从表面上看起来好像增加了支出，身兼财务组组长的白教授非常坦然地接受了这个事实，而在另一方面，他却协同工作组在运作上节省了大量的开支。以财务角度来看，这是一种非常正确的经济管理方法。白教授指着正在埋头工作的于老师说，你看这么晚了，于老师还在数饭票，每天都要忙到半夜里。我们的这项工作不是为了限制代表们吃饭，而是为了杜绝浪费、是对宾馆和联络员的一种约束。如果各代表团的联络员不能克尽职守虚报、错报用餐人数，每天所造成的浪费就会远远大于那些为完善服务而增加的支出。然而，如果真的有代表因为个人的原因而吃不到饭，我们必定会及时为他补上，让每一位参会代表满意是我们工作的首要目标。
    采访时间已近一个小时，白教授不由为记者的晚归而担心起来，关切地询问记者和同伴的住所以及回驻所的交通问题，为了不让白教授过分担心，也希望他今天能早些休息，记者起身结束了采访。
    第二天，记者又一次来到展示会会场，展厅中人流川梭，一张张参展商的笑脸和老师们闪动兴奋光芒的眼眸交相辉映，让人不由得陶醉在一片成功与希望的光影之中。奇怪的是，记者的脑海却在不断闪现着昨夜在会务组中见到的疲惫和焦虑的眼神。回想当初开幕式时，那里许多忙碌的身影都没有出现在讲台上，如果记者没有得到高人指点，永远都不会知道那些幕后工作者的艰辛和不易。如果说舞台上容光焕发的讲演者是这次大会的英雄，那么这些在幕后默默付出的人们就更是当之无愧的功臣！记者非常庆幸能够获得这个采访的机会——这是个可以亲眼见到、深入了解那些幕后鲜为人知事迹的机会，希望记者的笔可以在流逝的时间里印下他们曾经倾力付出的痕迹……
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·2005春季全国高教仪器设备展示会花絮

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