浅析档案管理信息化与档案管理系统

　　提到档案管理，不少企业认为把档案资料输入电脑中就标志着企业进入信息化管理了。甚至出于思想观念和知识水平所限，一些人对于新技术、新流程不去主动学习接受，从而产生抵触情绪。所以在实施信息化的过程中，会遇到人为观念的影响。

　　实现档案管理信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系。它可使企业管理环节更透明,为企业打造一个全新的管理体制，重建企业生产系统和组织结构。

　　但是目前由于我国多数企业正处在工业化进程中，尚未掌握完善的现代企业管理方法，企业对自身的发展战略缺乏考虑，因此很难在推进本企业信息化建设方面做好总体规划，这就直接影响到企业信息化建设的成功实施，档案信息化就更谈不上了。

　　在推进档案管理信息化建设过程中，很重要的是有效整合和充分利用企业各种信息资源为经营管理服务。一些企业档案管理系统、办公自动化系统、核心生产系统由多个设计单位完成，各系统间数据的提取和共享难以转换，很大程度上造成了系统的低效运作，必然会造成有些企业在信息系统软硬件完成后,档案信息资源不能有效对接共享。

　　企业档案管理信息化对档案管理人员来说是一个全新的领域，需要学习计算机技术、通信技术、网络技术等现代信息技术，需要学习档案管理信息化规章制度和标准，需要和计算机系统管理人员沟通，并参与到管理系统的开发应用中去。只有业务素质高的档案管理队伍才能保证企业档案管理信息化的顺利推进。

　　在企业档案管理信息化过程中，安全问题不容忽视。一方面，企业管理者在档案管理信息化过程中，往往重视信息化中档案信息的流转和沟通，只留心档案信息对工作的参考和借鉴作用而忽视档案的根本作用——凭证作用。档案实体是档案发挥凭证作用的基础。这种情况下，档案实体就会被忽视，其安全性就不能保证。

　　另一方面，在档案信息化中，管理者往往只重视档案信息的使用，而忽视了档案信息在使用过程中存在着安全问题。企业档案信息化过程中的档案信息安全包括档案信息存储实体的安全和档案信息流转中的安全，这要求管理者重视档案管理系统和设备的稳定性和安全性，确保万无一失。

　　要促进档案信息化管理，除了计算机及其配套设施必须跟上外，首先必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。其次，要加快开发和利用现有信息资源，克服“等”的思想。不能因为档案管理要实现信息化便将现在的所有档案材料藏于“死库”，抛弃不用，一切从“零”开始，而要重视其继承性，要对现有的档案资源进行全面开发，如可分类检索拷贝、按类储存、试验传递，逐步地适应。同时，要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。

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