(一)档案数字化的含义
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。
在传统的档案管理模式下，档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。实现档案原件的数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。
(二)档案数字化的主要内容
1.档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。
2.载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。
3.档案专题信息的采集与建库。
(三)档案数字化的主要作用是:检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。
1.档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务:一是现有档案的目录数据库建设和重要档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是电子文件归档与电子档案管理。
2.档案数字化能有效地保护档案原件。
⑴代替原件使用，保护档案原件。
⑵数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。
⑶恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。
3.档案数字化能改善档案的利用方式。
⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。
⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。
⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
4.档案数字化能充实各档案网站的内容。
5.档案数字化是传统档案走向数字档案的必经之路。
(四)档案数字化建设的“三个阶段”
从宏观的角度上来看，档案数字化建设是一项庞大的系统工程，要完成好这项工程，必须一步一个脚印地循序推进。只有对这项工程的每一个环节进行深入的分析研究，才能科学规划并正确引领档案的数字化建设之路。
1.档案数字化阶段。首先，是引入计算机技术，建立档案的自动化系统，实现档案管理自动化、数字化。其次，是实现库藏信息数字化，将纸质库藏资料转变成数字库藏，完成库藏信息数据库建设。再次，是构建平滑高效的档案信息化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。
2.数字化档案阶段。在档案数字化的基础上，形成以数字化信息为库藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案。至此，档案数字化之路才进入个体档案数字化，但离数字档案的目标仍有一定的距离。
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