日前，广东省广州市财政局发布《关于加强政府采购档案管理的通知》（以下简称《通知》）提出，政府采购档案（以下简称为采购档案）应及时归集、移交、归档，实施集中管理，做到采购全过程留痕可追溯。
“采购档案是反映政府采购当事人依法管理和实施政府采购活动的重要凭证。我们在开展2023年度政府采购代理机构监督检查过程中，发现采购人、采购代理机构在档案管理方面存在诸多问题，对此，根据相关法律法规和规章规定发布了《通知》，加强规范采购档案管理。”广州市财政局政府采购监管处处长刘锋表示。
《通知》明确，采购人是采购档案管理的第一责任人。采购人、采购代理机构应当建立和落实档案工作责任制，明确管理机构和分管领导、项目经办人员、档案人员的权限及归档节点的责任分工，明确档案归集、管理、利用和销毁责任，保证档案真实有效和准确完整，并配合有关部门依法进行的监督检查。要确保档案内所有文件资料能够正常调阅。因工作职责需要调阅、复制档案内容的，采购人、采购代理机构应予以提供，并按单位内部控制管理制度进行登记。
同时，采购档案应及时归集、移交、归档，实施集中管理。采购人与采购代理机构签订委托代理协议时，可以约定档案归集、保存、移交等具体事项的权利义务和责任。采购代理机构注销时，应当向相关采购人移交档案。任何个人或单位不得拒绝归档或者将档案资料据为己有，禁止伪造、变造、隐匿政府采购档案。政府采购档案从采购结束之日起至少保存15年。采购人、采购代理机构应当配备适宜档案保管的场所，要保持清洁卫生，妥善保存每项采购活动的采购文件。采购人、采购代理机构应每年定期对档案进行清点核对，对破损或变质的档案应当及时修补、复制或做其他技术处理，对仍需继续保存的档案应当重新划定保存期限，对保存期满经鉴定确无保存价值的档案可以按照规定的程序进行销毁。
《通知》提出，鼓励信息化建设及传统载体档案扫描备份。符合相关法律法规要求的电子档案，具有与纸质档案同等效力。鼓励采购代理机构在“广东政府采购智慧云平台”架构政府采购电子档案信息系统建设，并在条件允许时，申请与“广东政府采购智慧云平台”共享数据对接。政府采购项目实施电子化交易的，采购人应当以电子数据或刻录光盘、磁带、硬磁盘等方式归集档案。鼓励通过利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术对传统载体档案进行数字化整理，并保障数字化成果的安全保存和有效利用。已实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。
《通知》强调，全市要强化采购档案的管理责任意识，加强监督和指导。各级财政部门负责对本级采购人档案管理进行监督和指导，各主管预算单位应加强对所属单位档案管理的检查和业务指导，各采购人负责对采购代理机构代理的本单位政府采购项目档案管理进行监督和指导。对在采购档案归集、管理、利用和销毁过程中知悉的国家秘密、商业秘密、个人隐私和依法不予公开的信息，采购人、采购代理机构等相关知情人应当做好保密工作。
