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高校信息化转型“清华实践”

中国教育装备采购网 2019/5/8 16:27:58 围观1949次 我要分享

  清华大学正在积极拥抱互联网,将内控内化于信息化平台之中,解决设备采购和资产管理中的痛点。

  清华大学于1月8日上线“设备全生命周期管理平台”,目前已顺利通过学校采购和入账报销“双高峰”的高频业务检验。经过4个月实战检验,各项指标均达到设计预期。

  自建平台并非易事,清华大学缘何要啃硬骨头?清华大学“设备全生命周期管理平台”上线后给各方带来了哪些改变?清华大学又是如何将资产管理以及内控建设内化于“设备全生命周期平台”的建设中?带着问题,记者走进了清华大学实验室与设备处。

  必然且必要的选择

  清华大学“设备全生命周期管理平台”究竟长啥样?

  据介绍,该平台是一个集中了业务管理、采购交易、师生服务、监督内控“四大板块”的一体化智能业务平台,通过12个子系统近100项业务流,整合了“采购申请、执行、合同管理、进口外贸、验收建账、资产管理”等业务环节,实现了设备采购与资产管理全生命周期、全过程闭环管理。

  看上去很复杂。事实上,作为顶尖学府,清华大学拥有国内顶尖实验室,承接国家级科研项目,因此,清华大学设备采购和资产管理的复杂度要远超于此。

  “设备采购规模大,涉及面广。涵盖了与教学科研仪器设备、材料、试剂、实验动物、实验被服装具、公车、成品软件、家具和低值易耗品有关的所有采购。”清华大学实验室与设备处副处长杨柳边介绍边拿给了记者一组数据:2018年清华大学采购规模达14.31亿元,签订合同7304份。国内合同6167份,合同金额8.34亿元,进口合同1137份,合同金额8705.59万美元,约合人民币6.01亿元。其中,招标项目308个,合计预算总额7.96亿元,比2017年全年增长6.85%;公开招标项目172个,采购规模5.66亿元;免招标项目107个,采购规模1.77亿元。

  记者了解到,清华大学设备采购金额连续四年超过10亿元,居全国高校之首。平均每个工作日签订合同30个。

  “除了采购面广,我校还面临采购复杂度高等问题。比如实验室用到的老鼠采购中会涉及到环境问题。这些因素在采购过程中都需要考量。”杨柳进一步介绍道。

  设备采购规模大、采购复杂度高、采购方式多样、采购环节多……加之设备入库后的资产管理,“设备全生命周期管理平台”建设是一项必然又紧迫的工作。

  在杨柳看来,实现设备从采购到入库再到后期的资管等环节数据流的全贯穿,是“全生命周期管理平台”最难实现的部分。

  “以往的采购模式形成了多个信息孤岛,数据难以打通。现在我们利用信息化手段,实现模块与模块之间的衔接,让数据从始至终的贯通,真正实现设备全生命周期留痕。”为了让记者更容易理解,杨柳向记者展示了该平台。

  平台界面清晰友好,记者可以清楚地看到从设备采购申请、采购实施、进口外贸、合同及履约到验收入库、财务报销、调拨调剂、资产报废处置等模块。正是这些模块形成了设备全生命周期业务链条。

  给各方松松绑

  相对于平台功能,记者更好奇的是:上线数月的“设备全生命周期管理平台”究竟给采购各方带来哪些变化?

  以往,从设备采购到财务报销一系列工作,科研人员操作起来可能要比做实验和写论文还复杂。平台的上线,着实把科研工作者从他们不擅长的领域解脱出来,将时间和精力投入到科研工作中。

  记者了解到,“设备全生命周期管理平台”将从前多套系统整合为如今统一平台,并提供“一站式服务大厅”,精简流程;同时,平台提供分权与代理机制,教师可授权学生、临聘、助理等人员代办业务,减少教授们在业务上的时间投入。

  采购申请直接可以通过线上完成。杨柳向记者展示了平台在线签批功能。设备具体的采购人还可以通过平台中“查看采购过程”这一模块,查看项目进度。项目所处时间节点以及每个节点的用时,一目了然。

  “除了可视化查询项目实时进度,我们还实现了通过手机短信和微信进行业务通知,减少了师生跑腿,缩短办结周期。”杨柳边介绍边打开了手机端业务界面。“你看这个采购申请,半个小时就实现了签批。负责签批的领导会在手机上看到项目申请相关提醒,及时予以处理。”

  记者了解到,清华大学实验室与设备处还开发了手机移动端业务功能,目前实现了业务通知、审批与查询,并与“清华信息服务”企业号对接,做到“管理随身、服务同行”的便捷应用。

  享受采购环节“最多跑一次”的不仅仅是采购人。记者了解到,“全生命周期管理平台”已实现了管理业务全流程电子化覆盖,通过搭建供应商网上参与的比选、招标、磋商、谈判、商城直购(在建)电子化采购交易平台,实现供应商参与采购活动“最多跑一次”,有效降低交易成本。放管结合,清华大学实验室与设备处还建立供应商实名认证和信用体系,通过高校采购行业共享互认的“红黄牌”机制,有效降低履约风险。

  “目前我们供应商服务平台已经有近1000家供应商入库。并且我们还在不断招募供应商入库。”杨柳进一步介绍。

  让采购更科学

  高校资产管理的状况直接影响着“一流大学”和“一流学科”建设的进程和质量。近年来,高校愈发重视风险管理与内控建设,清华亦然。

  据介绍,2017年下半年清华大学实验室与设备处就在国内高校进行业务调研,2018年第一季度进行采购和资产软件调研,2018年第二季度进行业务需求梳理……在初期平台的设计中,比较重要的部分就是将清华在内控方面的管理机制体制内化到信息系统之中。

  “我们的设计理念是:让采购与资产协同,发挥一体化管理价值。”杨柳进一步向记者解释:经费预算“流过”采购环节后,一般情况下都以资产的形态留存下来,而设备采购是资产管理的来源和入口,资产管理又是采购效益评价和内控管理的支撑环节。所以,实现设备采购与资产管理的一体化协同发展,既能减少各类信息流转的成本,提高管理效率,还能在全程追溯、监督内控、预算效益评价等方面取得巨大管理成效。

  不仅如此,平台在采购验收后续衔接方面做了大量的管理创新,在设备资产管理领域建立了实名制、定期自查、全程可追溯,旨在堵住虚假采购和资产流失两大管理风险。

  不过,在杨柳看来,“设备全生命周期管理平台”更强大的地方在于,可以为采购计划的合理性提供科学的决策支撑。

  “利用跨部门、跨系统的业务整合和系统对接实现了实验室与设备处、财务处、资产处协同,实现了信息共享和业务联动;与此同时,我们建立了大数据中心,为后续绩效管理、科学配置、辅助决策奠定基础。”杨柳进一步解释。

  据透露,接下来平台还有部分规划内容会逐步实施,特别是随着《深化政府采购制度改革方案细则》即将落地,清华设备采购工作会对平台提出更高的要求。平台会在全面内控、绩效评价、采购商城、评审专家共享等领域不断发力,紧扣“深改”主题,深化“放管服”改革,持续迭代进化,更好地服务清华大学发展的各项工作。

高校信息化转型“清华实践”
来源:中国政府采购报 责任编辑:张肖 我要投稿
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