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    中国教育装备采购网 2017/9/1 15:18:51 围观1374次 我要分享

      利用二维码促进资产管理的精细化

      ——南京市建邺区教育装备实践案例

      固定资产管理国家有“财政固定资产管理”的立法,管理不当小则造成财政固定资产的闲置,大则造成财政固定资产的流失。如何有效加强中小学财政固定资产的管理,除了完善管理制度,明确管理责任外,还需要一个行之有效的教育资产监管信息化平台。

      近年来,我国教育事业得到了大力推进和快速发展,对教育固定资产的投入力度也逐步加大。虽然不少中小学已开始使用信息化平台对学校的固定资产进行管理,但使用效果并不理想,资产监管平台中仍存在资产数据不健全、资产分类不正确以及资产入库严重滞后等现象,究其原因除了制度与人的因素外,就是资产监管平台的自身问题。

      一、中小学教育资产监管平台现状

      1.资产入库工作量大、专业性强。通过对各类资产监管平台的分析,资产录入的共性是,由学校统一进行,录入工作繁琐、工作量大,加之专业的财务特性,使得学校在资产录入时困难重重。

      2.资产编码普遍采用条形码,相对于二维码,条形码信息承载量小,只能在水平方向单向表达资产信息,缺乏较强的纠错功能,且一旦破损将不能被读取。因此,条形码在教育资产管理与资产质量追溯中的应用受到制约。

      3.资产运维过程的管理,由于条形码的局限,使得资产的报修、盘点、调拨等运维工作量大复杂。

      4.由于资产入库的机制问题,根据采购项目的实际情况难以做到学校资产入库先于供应商的财务结算,这是一个反流程的错误。

      5.依据财政固定资产的管理规定,只有符合财政规定的资产特性且资产单价值大于规定价值时才能入财政固定资产库,因此资产数据不可能与财务结算数据相一致。从而导致项目审计和绩效考核的数据不完整,同时不能实现教育装备数据的全面统计与分析。

      二、基于二维码的教育资产监管平台

      南京市建邺区教育局原资产管理平台使用的是《江苏省教育资产监管网》,由于该平台操作的专业性强,学校录入工作量大,造成平台中录入的资产数据精度不够,且资产的录入滞后于财务账册。2015年,在南京市教育装备与勤工俭学办公室的统一协调下,构建了《南京市教育装备项目管理平台》(以下简称“装备平台” ),通过“装备平台”将制度、责任、过程和专业等管理的要素融合于管理平台,形成科学地管理机制,创新资产监管方式,生成有效资产数据,开创了资产管理的新篇章。

    利用二维码促进资产管理的精细化

      1.资产录入与二维码生成的方法路径

      “装备平台”是集计划编制、采购审批、履约验收、资产监管、维护维修、绩效评估和数据应用的教育装备管理工作平台。资产监管的前置模块是“履约验收”,在采购项目验收前,供应商帮助学校进行资产入库和二维码标签粘贴(购买服务模式,在项目招标文件的商务条款中定义),即资产的身份认证。通过入库数据,供应商才能在线打印出项目验收清单进入验收阶段。这样一来,充分保障了线上资产数据与线下财务数据的一致性,同时避免了学校大量专业性的资产录入工作。

      2.二维码在维护维修中的应用

    利用二维码促进资产管理的精细化 利用二维码促进资产管理的精细化

      学校由于管理人员的更换或资料的遗失,给资产的报修带来诸多困难。南京市江心洲中学黄文广校长强调,资产是否在质保期内,供应商是哪家,由此造成质保期内当过保报修,维修费用的损失;误报供应商,供应商怨声载道……这些问题都悬而未决,更谈不上供应商质保期内合同履约的质量监管。

      “装备平台”中维护维修模块的使用解决了以上所述问题。无论质保期内维修,还是质保期外,维修的关键在于学校的报修,只要解决好报修的正确性,问题就会迎刃刃而解。黄校长介绍,江心洲中学在报修资产时,是利用手机扫描粘贴在资产上的二维码标签,实现一键智能报修。系统自动推送资产的质保期、供应商(服务商)、存放地等信息,真正做到一键无忧报修,坐等企业服务。

      3.二维码在资产运维中的应用

    利用二维码促进资产管理的精细化 利用二维码促进资产管理的精细化

      资产的日常运维主要有:存放地、借还、领用、盘点、调拨、报废。看似简单的管理,其实操作过程较繁琐。据南京市中华中学上新河初级中学王存贵书记介绍,学校资产管理需严格遵守《国有资产管理法》的要求,学校法人(校长)需承担相应法律责任。学校资产运维过程是一项细致复杂的工作,如学校部分资产的存放地经常变更,老师转岗、离校如何查询其所领用或借用的资产,资产到报废期是否提前预警,尤其是每年的资产盘点,更是一个大费周折的苦力活。这都是学校资产运维中必做且又棘手的事。

      自从我区教育局开始使用《南京市教育装备项目管理平台》,这些资产运维的难点就轻易化解。利用二维码进行资产的管理,提升了资产运维的简便性,主要优势体现如下:

      (1)资产存放地修改,现场利用手机扫描二维码标签,单个或批量修改资产的存放地。

      (2)资产领用、借还,资产管理员只需扫描二维码,选择领用(借还)人即可完成操作,领用(借还)人在客户端确认即可。

      (3)资产盘点,资产管理员通过扫描枪扫描二维码读取资产数据,上传后进行资产核对。

      (4)资产调拨是指校与校之间的资产调拨,调拨后资产的历史数据一并跟随转移。

      (5)资产报废包含资产报废预警和资产在“装备平台”中的报废,通过资产报废预警生成需要报废的资产清单,待财政审批完成后,在“装备平台”中实施报废,同时生成装备计划编制的重要依据。

      4.利用二维码实现质量追溯

    利用二维码促进资产管理的精细化 利用二维码促进资产管理的精细化

      南京市建邺区技装办王涛主任介绍,通过“履约验收”模块,可以实现对单个资产赋予唯一身份证,实现一件一码、一品一码、一物一码,对资产采购、质保内与质保外的维护维修、使用、报废等资产运维环节进行数据采集跟踪,真正实现资产的全生命周期管理。

      扫描资产二维码,全程质量追溯。追溯资产运维记录,及资产信息(资产名称、品牌型号、具体配置;资产供应商、购买日期、质保日期、报废日期;资产使用单位、存放地点、使用人)。通过资产质量追溯数据能够实现以下功能:

      (1)资产的质量评价;

      (2)同类不同品牌资产的质量评价;

      (3)同一资产的共性故障分析,便于举证索赔;

      (4)质保内供应商合同履约的质量分析;

      (5)质保外服务商维修服务的诚信分析;

      (6)为供应商的项目履约保证金的退换提供着力依据。

      对学校和区县来说,固定资产的管理十分重要,二维码技术的引用能够有效地处理学校固定资产管理中出现的棘手问题,还能促使学校和区县对固定资产的管理更加信息化,科学化。社会在不断发展,信息化时代已经到来,我们更需要改变原有的传统手动操作模式,利用创新技术让资产管理更加科学、精细。

    来源:中国教育装备采购网 作者:王妙春 责任编辑:妙春 我要投稿
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