档案馆以传统的纸质档案存储形式最为普遍，在我国纸质档案使用近两千年，对人类社会，特别是我们具有悠久历史文化传统的文明古国影响更加久远、根深蒂固，既有实物的真实感，又有历史印证的沧桑感。这种存储形式直观明了，深得人们喜爱。纸质档案作为事件记录的原始载体，具有唯一性，是不可复制、不可涂改的。但是纸质档案在保存中对外界条件要求较高，档案寿命的长短与档案保管环境及保护技术有着极密切的关系，档案信息的利用率也会低于数字化档案。
档案数字化是大势所趋，档案从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性，同时数字档案还具有开放、易于检索、便于利用等特性，这样利于档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。一方面，档案信息数字化将使得许多的利用者不需要直接到档案馆，任何电脑都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息;另一方面，网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。例如：档案人员可利用已数字化的档案信息，进一步开发档案资源，快捷地进行文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。然而,一直以来,诸多原因使得计算机技术在档案工作中并没有充分发挥它应有的作用和价值,档案的保密性和社会大众的利用需求二者之间的矛盾，使档案在信息化方面的发展远远落后于社会信息化的发展，落后于社会利用的需求。例如：有学者从统计数据中揭示：馆藏档案的利用和大多数社会公众的关系不密切(该情况多属于省级以上国家综合性档案馆，应该说县区级综合性档案馆还是比较贴近民生的)、档案利用需求和馆藏档案不一致。档案信息利用的困境，既取决于档案信息本身的特点,也取决于档案利用的方式、权限的等诸多制约因素，还不可避免地受到档案信息提供者、管理者、服务者以及利用档案用户意识和行为的多重影响。档案数字化建设的目标就应该使利用者能够突破时空的界限，能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息。
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