在全球信息化的时代,传统的档案管理体系迎来了新的挑战.面对日渐增长的电子信息技术,人们的工作、生活都实现了自动化、标准
化、网络化,一些日常的工作可以通过互联网和计算机来完成,这导致了文件也从纸和笔转变成了电子档案.大量的纸质文件变成了信
息数据,促进了档案数字化,而对档案数字化的管理就显得尤为重要.
1、档案信息化是时代趋势
随着计算机网络技术、数据库和多媒体技术的发展,档案信息数字化逐渐取代了传统的纸质文件,成为了众多企业、领域的“宠儿”.它
是一种伴随互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态,具有一定的分散性和多元性,它可以将信息记录在不同的载体、不
同的地理位置,以网络数据的形式存在于互联网中,不受时间、空间的限制,同时资源共享,提高了档案的使用效率.近些年来,企业信息
化建设一直以数据为基础,以网络建设为中心,坚持以应用为导向,积极开发信息技术,引进新科技,从而达到完善企业系统的目标,推动
各个系统向网络化方向发展.一些企业、事业单位在信息管理上已经完全实现了办公自动化.伴随着办公自动化的出现,档案的生成方
式迎来一次巨大的改变.这种改变关系着档案资料管理逐渐走向数字化,而档案数字化管理也顺应了时代发展的需求.
2、档案数字化管理的优势
传统的档案管理模式下,档案立卷是必要的,直到现在档案室也依然要求所有档案必须立卷.但是一些单位将零散的材料分批送到档案
室代替立卷,这种现象的存在导致了档案管理员对部门工作无法判断,也无法确定材料是否完整,促使档案卷质量下降.将档案数字
化、网络化后,由档案管理员统为档案卷整理编码,统一管理保存,从根本上解决档案卷无法收齐的问题.有效提高档案管理员的工作
质量,确保部门全面落实立卷制度.另一方面,档案数字化管理不受时间和空间的限制,改变了传统管理模式,使档案资料在管理和利用
不仅限于上在传统管理模式中,想要翻阅档案资料需要在特定的场合中,利用办公用具,经过管理人员审批后才可以使用,在实现档案
数字化管理后,只需要在互联网、局域网、计算机网络等网络平台中就可以翻阅.以计算机、电脑工作台为主要办公工具,通过档案编
码就能精确查找.不但节省了大量的时间,也降低了档案管理员的工作难度.在企业各部门内部,大量的电子档案、文件被整理出来,通
过有序的编码将资料存在硬盘中.这种方式使得电子档案可以存贮于不同的载体中,同时易于保存,只需要把档案、文件进行加密处
理,就可以提高文件的准确性.使用者只需要获得允许,就可以查找所需的资料.有效提高了档案管理部门的工作效率,立卷部门也只需
要将资料、文件输入到计算机中,定期对文件、资料进行更新,再输送到档案室就可以了.
赛数OS15000非接触式档案、书刊扫描仪，档案馆、图书馆、博物馆及各高校为了扩展馆藏资源的利用方式，提高服务水平，通
过数字化将馆藏资源实现网上共享，方便读者和用户更简便快捷地查找资料。
