“采购预告462条，本月新增15条；采购公告6126条，本月新增134条；中标与成交公告5125条，本月新增133条。”这是记者进入“浙江大学采购网”界面看到的数据显示。近几年，互联网对于传统产业的改造已伸向各个领域，新型政府采购方式和管理方式正在不断打破传统模式。在这样的背景下，高校一方面要加速高校教育与现代化的融合，另一方面也要解决好内部管理改革这道难题。
浙江大学建立了统一电子服务平台，将信息发布系统、电子招投标系统、档案管理系统等进行有机组合，满足实现高校政府采购内部管理的现代化需要。
上线供应商服务平台，投标只要跑一次
“最多跑一次”改革是“放管服”改革具体实践和前沿探索。浙江大学采购中心（以下简称采购中心）将多年工作的积极探索，通过技术支撑和制度创新，大力推进“最多跑一次”改革。
以往，传统招标模式下供应商投标的过程大致如下：通过学校采购外网或其他相关政府采购网站获取采购公告信息→现场报名并缴纳标书费用→获取招标文件→制作投标文件→缴纳投标保证金并现场换取收据→开标当日现场应标→未中标方中标公示期满后到现场办理退款手续、中标方签订合同→中标方合同履行完毕后办理货款结算、履约保证金退还手续。这种模式下，供应商参与投标过程需要到采购中心跑上4到5次，投标程序繁杂且投标成本较高。
而如今，在供应商服务平台上线后，供应商的投标程序有了一番新改变，其大概如下：参与报名仅需关注采购中心微信公众号→在微信系统中直接点击报名操作、按要求在线提交资格证明材料和标书款缴纳材料电子稿→经工作人员确认后即视为报名成功→由后台自动发送电子版招标文件。保证金缴纳流程也只需在网上提交保证金缴纳凭证即可。未中标方的保证金在中标公示期满后，如果供应商同意不开收据直接退还，以邮件形式提交退款申请，由采购中心直接办理退还手续，无需到现场办理。供应商整个投标全过程仅需投标当天到场一次即可。
供应商服务平台的上线运行，让数据多跑腿、供应商少跑路，为供应商参与投标提供了极大的方便，同时也为采购过程正常运行带来诸多益处。首先，降低供应商制度性交易成本。服务平台上线运行使得供应商到场办理业务次数由原来的4到5次减少到最多跑1次，直接降低了供应商参与投标的经济成本及路途时间成本。其次，提高政府采购的公开性、竞争性。高校政府采购区别于机关部门、普通企业之处就在于高校采购中科研仪器设备占有很高的比重，科研设备的供应商相较于通用设备，其潜在供应商数量较少且地域分散。供应商服务平台的上线，让投标方在线即可完成投标报名，降低了投标难度，增加采购公开性，使符合条件的、更多的、范围更广的供应商都有条件积极参与竞争，更充分的发挥政府采购的优势，增加采购产品的可选择性。再次，提高了采购工作效率。供应商服务平台采用线上报名，报名信息由投标方微信填写，无需工作人员现场登记，避免了现场报名办事排长队的现象，提高了工作效率。同时，平台线上报名可以让采购方更高效、更完整地做好信息统计工作，对特殊情况及时应对，如参与投标的供应商不足法定数量时，及时作出延期或其他变更说明，减少开标现场因投标商数量不足而流标造成的对资源的浪费以及对采购进程的影响。最后是保证了资金往来账目更加清晰。按照《政府采购法实施条例》的规定，采购人或者采购代理机构应当自中标通知书发出之日起5个工作日内退还未中标供应商的投标保证金，但实际操作中往往因供应商自身的原因（比如不方便到现场办理）无法及时退回，进而产生许多累积多年的账目。采购中心借助供应商服务平台，规范保证金收取、退还流程，中标公示后对未中标方保证金入账后直接出账退回处理，既对供应商投标起到了约束作用，也不会存在保证金积压等问题，使往来账目清晰明了。
探索电子招投标，投标“最多跑一次”
浙江大学在校内部署了中央国家机关政府采购中心的电子招投标辅助系统。在系统的支持下，顺利试运行了三个项目的电子招投标，并配合天津大学进行了全国高校首个跨区域互通互联的远程异地评标。计划经过一段时间的整理和总结后，开始逐步实施电子招投标，使得供应商投标“最多跑一次”变得可能。
“电子招投标，就是部分或者全部抛弃纸质文件，借助计算机和网络完成招标投标活动。其要点在于投标方可直接在系统中完成报名、投标文件制作、加密投标，解密评标等过程，招标文件、投标文件等均以电子版的形式体现。”浙江大学采购中心刘员告诉记者，“采用电子招投标系统免除了传统纸质标书的打印、装订、运输等费用，是政府绿色采购的重要体现；招标文件模块化操作，利用标书制作工具套用标准模板，可有效减少编制招标文件时间；系统线上报名投标，打破地域的限制，有效保障投标人公平的获取招标信息，让招投标的范围更广、选择更多、竞争性更充分。电子招投标系统一种招标实践的创新与展望，电子化招标采购模式更是未来在招投标发展必然的趋势，利用电子招标来提高政府采购的绩效和透明度势在必行。”
建立电子档案系统，内部流程更规范
采购中心通过建立并完善了电子档案系统，全面推行“双随机、一公开”监管，即随机抽取检查对象，随机选派执法检查人员，抽查情况及查出结果及时向社会公开。根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第七十六条规定，采购人、采购代理机构应当建立真实完整的招标采购档案、妥善保存每项采购活动的采购文件；《政府采购法》第十二条规定，采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。根据《政府采购法实施条例》第四十六条规定，《政府采购法》第四十二条规定的采购文件，可以采用电子档案方式保存。
在内部流程管理方面，采购中心采用节点负责制，即接单、采购文件制作、开标现场、合同拟定等过程均由专人负责，该模式可有效降低廉政风险。基于该模式建立电子档案管理系统，实现采购过程内部无纸化流转。设立专职档案管理人员，负责档案资料的收集整理及档案系统的管理，所有相关过程档案进入采购中心后直接交由专职人员归档并上传电子档案至档案管理系统，采购过程中如需查阅相关档案直接登录系统查阅，内部过程不需要纸质档案流转，既有效防止档案流转过程中丢失，又提高了档案查阅便利性。
档案管理系统的建立运行，实现了采购档案管理的规范化、科学化和信息化，对日常采购工作及档案管理工作均带来许多便利。如，通过一键搜索，便可轻松查阅。档案查询仅需在档案管理系统中搜索项目档案编号，即可直接查阅所有该项目采购过程中相关记录文件，尤其方便项目完成后仍在保存期限内的档案查阅。根据浙江大学的相关规定，采购过程完结以后，采购档案在保存期限内将转交至浙江大学档案馆统一归档管理。档案管理系统上线前，采购中心内部后续如有问题需要查档必须至校档案馆申请调阅，档案管理系统的上线运行，使得在十五年的保存期限内，甚至期限之外，均可方便调阅档案。采购监管部门、财务、审计等部门在采购过程中也需查阅部分档案，利用电子档案系统，随时为相关部门提供查阅服务，同时也为推进“双随机、一公开”监管改革创造了条件。
此外，专人专岗的设置也使得归档更及时。设立专人专岗、责任到人，加强对管理人员的业务培训，从思想上认识档案管理重要性。项目每完成后一个采购阶段，则将该阶段的相关档案及时归档并上传到系统，而非等项目完全结束以后再统一整理，有效防止采购档案采编及保管期间有遗失、涂改、调换及损坏等情况的发生，确保档案完整性。对于权限管理，该系统在确保安全方面作用明显。档案管理系统设置分级权限，除专职档案人员外，其他用户仅有查阅权限，无法调换修改，确保档案的完整性、安全性。同时档案系统设定资料定期备份，防止因系统问题造成数据丢失的情况发生。
“加快政府采购信息化发展，已经成为深化政府采购制度改革的战略举措和必然选择，如何建立和完善适合高校的信息化采购模式和管理模式，高校应该大胆创新，不断为高校政府采购信息化带来新体验，释放新价值。”刘员表示。
