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  • 从关联的信息到关联的数据:为未来著录档案

    中国教育装备采购网2014-02-10 09:15围观148次我要分享我要投稿

      美国的图书馆和档案馆对其馆藏进行著录的历史可以追溯到几百年前。美国图书机构的编目实践源于19世纪后期,美国国会图书馆通过预先印制的图书目录卡,向美国各个图书馆发放,以达到统一著录标准和节省他们各自用来编目的时间。到了20世纪60年代,经过长时间的标准化工作,《英美编目规则》逐步形成。《规则》除了确定材料以编目方式进行著录外,还创建了编目时的规范控制(指始终如一地使用和维护统一的名称、主题和题名等在书目记录文档中用作标目)形式——即以唯一、特有的文件名和特定的词汇来著录主题。

      在20世纪60年代,许多档案工作者以标准化档案著录为主题撰文,并总结了不同机构所使用的著录方法。研究表明,为了制定出健全的档案著录标准,档案工作者们针对四大领域约20个不同的数据元素进行了调研。

      背景信息 档案著录重点关注馆藏的创建和来源等背景信息。档案工作者著录这些材料在什么情况下被创建、存放在档案机构,不仅记录他们所看到的卷内文件,还要评估和解释各种文件之间的关系。背景信息是区分档案著录与图书馆书目著录的一大特点。

      内容 档案工作者非常看重档案中所含的知识产权内容。他们会对材料的类型以及其中蕴含的信息、内容进行细致著录,甚至还会精确到一个条目。有时档案工作者会提供档案卷内无法找到的档案信息著录,或去其他机构保管的相关材料进行列举。

      结构 档案著录是对档案材料的层次组织和彼此关系进行关联,而非简单的著录馆藏和单件档案。卷内的材料自然分组成“系列”,著录涵盖了整个系列和它们的层次关系。

      功能 档案著录讨论档案创建者的功能,以及他们在实现这些功能中开展的活动。

      到了20世纪70年代,机读目录(MARC)被引入。这是一个编目者和机器都能解读的代码。在机读目录中,书目信息被视为一组数据元素,每个代码表示不同的数据元素。随着机读目录的引入,图书馆可从共享数据库中下载文件以充实本地的馆藏。但是,图书馆编目的著录标准并不完全适用于档案。档案的内容是独一无二的,它具有独特性和不可复制性。不同的档案卷内文件数量不一,包含的载体格式不同,因此整理档案卷内材料是非常复杂的工作,这是图书馆机读目录记录所不能满足的。尽管曾有人尝试将图书馆的机读目录用于档案著录,但档案界认为,需要出台一个专用的档案著录机读目录标准。

      《档案内容著录标准》(DACS)就是这样一个标准。根据此标准创建的档案机读目录中,不仅含有图书机读目录的内容,还有许多背景元素集合。除了主题外,还含有档案内容摘要及创建者的履历信息。另外,档案来源信息也包含其中,如捐赠者编号、未来可能捐赠的内容、利用条件,最后还附有一个在线检索工具,这是档案著录中独一无二的工具。

      检索工具源自机构内的目录和索引,其中包括一些《档案内容著录标准》机读编目格式要求的内容,但是这些内容更为详细。例如,详尽的传记或历史评论文章、整个馆藏档案及个别系列(全宗)内容和范围著录、整理材料和内容层次结构(从系列至子系列以至文件夹,有时详至单件档案)的细节信息。换句话说,检索工具就是档案的一个详尽目录,它著录档案的背景、物理、知识产权信息以及这些属性之间的关系。

      如今,得益于嵌入式档案著录(EAD),检索工具可以通过在线获得或被检索。嵌入式档案著录形象地将档案的层级结构转化,研究者可从中发现每个元素之间的关系,并逐个访问某一元素,进一步探索其结构和内容。

      现在的网络环境是极为开放的。嵌入式档案著录正在成为一个由关联的数据互联构成的独立信息系统。关联数据环境为新思考、新理念、档案著录和利用新标准的萌生提供可能。档案工作者具备超前思维,此前就开始从数据元素之间关系的视角审视、思考档案著录了。

      著录的新理念强调数据元素之间的概念关系。数据的关联逐渐替代了机读目录中正在使用的基于字段的著录方法。研究人员不断地创建并著录在线内容,提升在线数据的可用性和可访问性,使其融入信息社会之中。由研究者添加的数据注释和实施的“众包技术”也逐渐成为档案著录的工具。

      国际信息社会近期采纳的最新元数据模型是“书目记录功能需求”(FRBR)。FRBR用于著录学术概念与其智能、背景、物理属性之间的关系。例如,一个故事作为一部小说、继而成为一部出版作品之间的关系,并进一步探索参与各环节创造的主体——作者、编辑、插图画家、出版商之间的关系,即作品、内容表达、载体表现之间的关系。

      在元数据模型中的一些元素并不适用于档案馆。但自从FRBR强调信息实体关系和层次结构后,该模型也开始进入档案工作的视线。

      《英美编目规则》并非为一个复杂实体关系模型而设计,因此它正在逐渐被新的编目标准和《资源著录与检索》(RDA)所替代。RDA是以“书目记录功能需求”为理论基础衍生出来的,它没有刻意规定数据应如何编排,并不过度依赖数据标点。因此,它在本质上是国际通用的。RDA已由美国国会及大量美国图书馆通过并采用,其中也包括密歇根大学本特利历史图书馆。

      档案界一直在为研究网络环境中新的著录标准而努力。《嵌入式档案背景信息著录——法人、个人、家庭》(EAC-CPF)是最近被档案权威所采纳的加密内容标准。它用来著录档案馆藏的创建者与其主要来源间的联系,包括档案的生命、历史、职能、活动等。它将档案与其创建者多方面建立联系,并提供这些不同的个人和组织如何建立关联的背景信息。

      更新后的《档案内容著录标准》、机读目录、嵌入式档案著录(EDA)和检索工具标准具即将出台。新版本将适用于互联互通性和网络上数据元素的关联性原则。

      美国国会图书馆正在开发书目框架(BIBFRAME)模型,最终已沿用40余年的机读目录将被取而代之。书目框架模式并不是将所有资源“捆绑”为档案,也不是尽可能多地以各种形式复制档案信息,而是在很大程度上依赖于元数据中立环境里的信息资源间的关系。书目框架是为未来网络化世界中书目著录而设计的,目标是通过网络一次对一个目录的搜索,便可完成各种关联数据的检索。

     

    来源:北京市汉龙实业有限公司作者:北京市汉龙实业有限公司我要投稿
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