高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，发掘、摘取档案资源，向社会提供更多有价值的档案信息，实现资源共享。采取什么样的推进策略，进而有效地提高档案管理水平，促使档案信息化，最终达到更好地为高校提供服务，这已成为高校档案工作者当前思考的重要问题。
一、高校档案信息化管理的必要性和紧迫性
计算机和网络的产生使我们进入了网络时代，信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。作为档案事业重要组成部分的高校档案工作，信息化建设已经成为自身发展建设的必然。高等学校要顺应时代的发展需要，加快档案信息化管理步伐。
(一)高校档案业务工作发展的需要
作为传播文化、传承文明的文化事业机构，高等学校的文化积淀和文化理念是学校办学和发展的重要内涵和支撑。高校档案部门作为收集、保管和研究校史的部门，在学校文化底蕴与文化积累的形成与挖掘中，有着举足轻重的作用。随着高校体制改革的进一步深入，对外交往活动急剧增加，档案门类不断增多，如新出现的个人业绩档案、信用档案、职称档案等，内容复杂多样，数量急剧增长;另一方面，电子政务的实施使办公自动化程度得到提高和普及，档案载体类型已由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等多种载体档案，载体信息容量加大，不稳定因素增加。
(二)档案工作人员提高自身素质的需要
随着社会的发展，高校及社会对档案信息的需求日益增长，从而对管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。同时，由于办公自动化加快了档案工作现代化的进程，电子文件等新型载体的不断出现，传统的纸质档案管理方式明显不能满足对这些新载体档案管理的需求，也影响着档案工作内容结构及档案人员知识结构的变化。
(三)档案信息资源的开发利用的需要
随着社会信息化程度的深入，档案信息资源备受人们关注，社会对档案信息的依赖程度越来越高，而且更需要提供一些加工过的、系统的、全面的档案信息服务。对于档案部门来说，信息化是一项全新的工作，是一个系统工程，是档案工作一次质的飞跃。纸质档案的出现对人类文明的迅速发展起到强有力的助推作用，而电子档案以其高密度贮存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点，具有很强的生命力。一个虚拟的世界将极大地改变人类生活生存环境，对人类文明产生深刻的影响。如今，要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃，档案工作将面临“脱胎换骨”，“凤凰涅槃”，其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。
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