数字化档案构建指的是把常规的以录音带、纸张、录像带为储存媒介的一系列原始档案资料，经过压缩、扫描转化等措施改变为图片文件、声音文件以及影音文件。
不过，长期以来，档案的保密性以及档案的利用之间的问题，使档案在信息化层次的进程远落后于信息全面化的进程速度。
高校档案数字化管理的优势
更可以利于节约经济。伴随经济进程的速度逐渐加快和信息量的增加，政府部门与行政系统办事效率低下显得不协调。以往办公为“粗放型”，不经意间提高了办公人员与相关的费用。常规的档案信息通常是纸质，也不便于存储与管理，而利用档案数字化管理，不但节约了相当一部分保管费用，节省了使用空间，且在查找、管理过程中十分便捷，也防止纸张浪费等一系列问题。
更利于提升工作效率。高校档案数字化管理能为学校办公人员提供便利，能时时更新资料且归档存储，方便用户查找资料、修改等操作，让用户随时随地都可以了解网络信息。
可以利于高校相关部门立卷体系的落实。之前高校档案管理员对学校各系统的工作并不能很好地掌握，档案管理和各系统实际工作之间出现误差不能做到同步，致使材料缺失、档案品质存在问题等情况发生。当我校进行数字化管理后，各系统能够通过网络数据传输到档案管理室，档案管理员利用网上操作实施档案数据的更替与归档，为档案管理的一系列工作提供便捷，也从深层次确保了档案的完整性以及立卷体系的完善。
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