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  • 高校实验物资采购信息化建设在路上

    中国教育装备采购网 2018/12/27 10:01:26 围观1167次 我要分享

      高校实验室采购多少项目就会产生多张发票,发票报销问题时常令科研老师备感焦虑,高校实验室科研发展真的被发票“捆”住脚了吗?高校实验物资采购既要符合科研专业性特征又要满足流程上高效便捷的需求,有没有专门为高校实验物资采购服务的“网上商城”呢?

      高校实验物资包括实验器材、普通实验材料,也包括危化品。尤其实验材料采购普遍具有批次密、专业性强、使用量灵活等特性,而危化品采购比普通实验材料采购更加特殊。目前,大多网上商城面向的是通用类产品,而实验材料的采购很难与通用类项目的采供平台同步操作,所以实验材料采购需要探索出一条符合自身特征的采供模式。

    采购全流程与财务系统实时对接

      随着高校经费总量大幅度增加,财务报销业务量也大幅度提升,这些导致了财务人力资源实在赶不上报销业务量的持续攀升。高校实验材料和办公物资绝大部分实行自主采购,并长期处于失控状态,虚假采购时有发生,物资采供程序耗费教学科研人员大量采购、报销时间。

      江南大学实验室与设备管理处实验物资科科长王世强表示,采购部门与财务部门是高校内部两个单立部门,但其实两者之间有着非常紧密的关系。以往发票报销是采购老师直接对接财务部门,报销流程比较繁琐,发票填写过程比较容易出错,而且时间一长也容易弄丢,因此,财务部门与采购人员不免经常出现“摩擦”。

      基于上述当前高校实验物资采购的现状,如何解决并助推采购流程与财务系统实现有效对接,这既是采购环节的难题,也是高校内部管理所面临的瓶颈。近日,记者了解到“Everlab科研采购平台”就实现了采购流程与财务系统的有效对接,目前该系统已经与十多所高校实现了系统对接,包括中国药科大学、西北农林科技大学、北京化工大学等高等院校。

      该平台通过经费对接、冻结、订单结账、解冻等几个步骤来完成。即,采购人可以通过平台输入相应的账户号码对经费进行检索,以查询对应的经费信息,确保添加经费的真实准确性。采购人员下单提交到所在采购单位后,由相应的采购单位负责人审核订单信息。采购单位选择当前采购人要使用的经费后,验证当前经费是否可用,如果经费可用,再去验证金额是否够用,在以上两个条件均成立的条件下,采购系统会提交相应的信息发送到财务系统中,并冻结经费对应的订单金额,以保证采购经费不会超支使用。在平台采购订单结账时,采购人可选择同一经销商的多条订单,系统则会自动计算出对应订单总金额,确认结账后,将会把以上预约信息通过接口发送财务处并返回一个对应的预约单号。财务部门再根据采购平台提供的预约单上得到预约号,在财务系统查找相对应得项目号码进行结账。结账后,系统再根据反馈回来的预约单号对提交到财务处的预约单进行查询,已通过复核的预约单可以打印结账信息,系统自动生成采购报账凭证。在采购过程中,如果采购人遇到需要取消当前订单的情况,需输入取消理由,确认操作后,会及时提交相应的经费解冻请求到财务部门,释放相应的采购经费冻结金额,方便其他采购项目使用。采购部门在完成与财务对接后,供应商可以定期批量打印销货清单至学校财务部门对账,对账无误后直接批量提交至财务系统形成预约,无需科研人员线下粘贴发票单独报销。

      北京化工大学财务处李晓林对上述流程进一步解释:“简言之,科研老师先提出采购需求,明确采购产品的相关参数及使用经费信息,平台对采购信息确认后会自动冻结项目相关额度经费。在采购活动完成后,财务会自动解除冻结付款,完成采购报销流程。”

      王世强称,将发票报销环节交由供应商去直接对接高校财务,省去了中间冗杂环节。目前,江南大学实验室物资采购的发票报销的频率平均在一个月两次,这不仅把科研老师从冗杂的财务程序中解放出来,还为学校内部管理带来了便利。

      “动一动鼠标,多张发票就可以折合成一张电子发票。学校采购部门与供应商定期进行采供物资资金结算,再由采购部门集中到财务处办理物资采购报销手续。”中部某高校财务处相关负责人向记者表示,“这种方式将‘先款后货’转为‘先货后款’,大大提高了学校资金使用效益。”

    采供平台与业务管理一体开发

      网上商城是政府采购信息化的重要一环,它所具有的快捷、公开、透明特征契合了政府采购的发展需求。那么,高校实验物资采供平台如何构建?能否直接对接通用的网上商城呢?带着系列疑问,记者采访了多家高校。

      据了解,由于各高校实验所需物资类型及数量不一致,加之各高校在内部审批流程、出入库管理等环节也千差万别,所以高校实验物资采购对接通用类采购项目的网上商城并不是一件容易的事,至少不是一蹴而就可以实现的。既然高校实验物资采购对接信息化与内部管理密切相关,那么,采供平台与业务管理集于一体的发展模式更需要符合当前高校采购的特征。

      “由于目前各高校内控流程不一致,高校实验材料的采供平台须契合各高校内部管理模式。”华北地区某高校实验室与设备管理处相关负责人称。

      据了解,苏州大学比较成功地搭建了实验材料集中采供平台,平台的操作流程如下,采购人确定采购需求,通过采购目录进行检索产品、系统生成订单,待审核订单后采购部门组织采购,供应商生成的订单进行配送货物、采购部门对货物进行签收入库,在使用时系统会生成领用记录和使用记录,并根据使用情况作出使用反馈,之后再结账结算、生成统计报表。除了学校内部管理外,平台还开发了对供应商的管理与考核功能,即用户对每个订单可以进行评价,学校定期根据订单情况进行抽查,并根据日常考核情况、年度供货情况、履约服务情况、销售及结账情况进行年度考评。

      王世强表示,其实,实验物资采购更像个货物、服务采购的“综合类”,既有货物的属性,又符合服务的特征。针对高校实验室物资采购的特殊性,江南大学在平台供应商遴选方面有着更为严格的遴选标准,一般而言,对供应商的价格,主要依据京东等大型采购平台进行比价,希望价格方面更有优势,但由于是多家供货商中标,在激烈的竞争下,该平台供应商的价格有60%左右低于京东价格。

      “目前,Everlab以‘LIMS 电子商城 定制化工作流’闭环管理服务为发展模式向高校实验物资采购提供直通的供采渠道,不仅实现了采购管理公开、透明、可追溯,还在一定程度上有效规避了虚假交易,强化了高校内部管理。比如,西北农林科技大学完成管制品的预定与购买工作,实现了预订信息收集与自动汇总,同时,建立了内部进销系统对管制品采购和发放过程进行管理。”北京库巴扎信息科技有限公司董事长翟亚锋对此表示。

    来源:中国政府采购报 作者:高荣月 责任编辑:王道 我要投稿
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